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Tabela de Temporalidade Documental
Consulta de classificação e destinação de documentos
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| Código | Tipo do Documento | Prazo Corrente | Prazo Interm. | Destinação | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| 006.07.01.007 | Manual de orientação operacional | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.07.01.008 | Manual de políticas de segurança da informação | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.07.01.009 | Manual do usuário | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 006.07.01.010 | Ofício solicitando a licença para aquisição de software | Vigência | - | Guarda Permanente | A vigência esgota-se quando da criação de um novo sistema. Deverão ser extraídas cópias de segurança a serem armazenadas em ambiente seguro e em local diferente e fisicamente distante do armazenamento do documento original. |
| 006.07.01.011 | Planilha de controle de acesso à sala de servidores | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.07.01.012 | Plano de recuperação de desastres | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.07.01.013 | Plano diretor de informática anual | Vigência | 5 | Guarda Permanente | Os dados para a sua construção deverão ser recolhidos em todos os setores de tecnologia da informação. O documento registra as diretrizes definidas para a área de informática. |
| 006.07.01.014 | Projeto de atualização ou modernização tecnológica | Vigência | 5 | Guarda Permanente | - |
| 006.07.01.015 | Projeto de desenvolvimento de programa de computador | Vigência | 12 | Guarda Permanente | - |
| 006.07.01.016 | Projeto de implantação de rede | Vigência | 5 | Guarda Permanente | - |
| 006.07.01.017 | Projeto de implantação de rede física | Vigência | 5 | Guarda Permanente | Projeto de implantação de rede fisica (cabeamento lógico). |
| 006.07.01.018 | Projeto de implantação de rede lógica | - | - | Indefinido | - |
| 006.07.01.019 | Projeto de informatização | Vigência | 5 | Eliminação | Projetos relativos à infraestrutura de dados e à comunicação. |
| 006.07.01.020 | Relatório de acompanhamento de projeto | Vigência | 5 | Guarda Permanente | Os relatórios, cujas informações são consolidadas em outros documentos, podem ser eliminados. |
| 006.07.01.021 | Relatório de auditoria de sistemas | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.07.01.022 | Relatório de desenvolvimento de programa de computador | Vigência | 5 | Guarda Permanente | Documento com restrição de acesso. Terá de haver restrição no acesso de usuários a este Relatório, tanto no meio físico, quanto no digital, desde a sua produção até o final da sua fase de guarda intermediária. Poderá ser acessado livremente a partir da sua Guarda Permanente. Redmine e GLPI são ferramentas utilizadas para registro de chamados e de demandas. |
| 006.07.01.023 | Relatório de estatística de acesso | 20 | - | Guarda Permanente | Este Relatório deve obedecer a determinado grau de sigilo. |
| 006.07.01.024 | Relatório de resumo de dados | 4 | 5 | Eliminação | - |
| 006.07.01.025 | Sistema de Administração de Pessoal | Vigência | 2 | Guarda Permanente | Sistema de Administração de Pessoal (SAP). |
| 006.07.01.026 | Scripts | 4 | 5 | Eliminação | Linguagem de scripts é uma linguagem de programação que suporta scripts, programas escritos para um sistema de tempo de execução especial que automatiza a execução de tarefas que seriam executadas, uma de cada vez, por um operador humano. |
| 006.07.01.027 | Sistema de anulação de reserva orçamentaria | Vigência | 2 | Guarda Permanente | - |
| 006.07.01.028 | Sistema de cadastro de convênios | Vigência | 2 | Guarda Permanente | Sistema aberto para administração estadual. |
| 006.07.02.001 | Análise de impacto | Vigência | - | Guarda Permanente | Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvolvimento de sistemas. Identifica as funcionalidades que podem ser impactadas com as mudanças que vão ocorrer no sistema. |
| 006.07.02.002 | Ata de reunião para levantamento de requisitos | Vigência | - | Guarda Permanente | Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvolvimento de sistemas. Sua elaboração é opcional e registra características da funcionalidade solicitada pelo requerente à área de tecnologia da informação. |
| 006.07.02.003 | Cronograma preliminar de planejamento | Vigência | - | Guarda Permanente | Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvolvimento de sistemas. Registra as habilidades e os prazos das atividades, até a entrega do software. |
| 006.07.02.004 | Dicionário de dados | Vigência | 10 | Eliminação | É produzido tendo em vista a esclarecer o conteúdo armazenado no banco de dados do Órgão. |
| 006.07.02.005 | Glossário geral | Vigência | - | Guarda Permanente | Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvolvimento de sistemas. É a definição de todos os termos, siglas e nomenclaturas. É uma espécie de dicionário de dados destinado à área de desenvolvimentos de sistemas. |
| 006.07.02.006 | Gráfico sobre a estrutura lógica dos dados e seus relacionamentos das aplicações | Vigência | - | Guarda Permanente | Relaciona-se ao Modelo de Entidades de Relacionamento (MER). |
| 006.07.02.007 | Guia metodológico de desenvolvimento de sistemas | Vigência | - | Guarda Permanente | Ele reúne os tipos documentais que irão registrar as mudanças ocorridas no sistema. |
| 006.07.02.008 | Lista de mensagem | Vigência | - | Guarda Permanente | Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvolvimento de sistemas. Registra todas as mensagens que a funcionalidade pode informar ao usuário. |
| 006.07.02.009 | Manual do usuário para sistemas | Vigência | - | Guarda Permanente | Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvovimento de sistemas. É elaborado para orientar o usuário na utilização das funcionalidades do sistema |
| 006.07.02.010 | Ofício orientando à utilização dos sistemas administrativos internos | 4 | 10 | Eliminação | - |
| 006.07.02.011 | Padrão de software e desenvolvimento de sistemas | Vigência | - | Guarda Permanente | Possui as normas que todos os profissionais envolvidos na construção do software devem seguir. |
| 006.07.02.012 | Parecer técnico de equipamentos e de programas de informática | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.07.02.013 | Planilha de contagem detalhada | Vigência | - | Guarda Permanente | Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvolvimento de sistemas. Registra as funcionalidades e as suas respectivas complexidades, definindo o tamanho funcional de cada uma delas. |
| 006.07.02.014 | Plano de teste | Vigência | - | Guarda Permanente | Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvolvimento de sistemas. Serve para identificar os Registros do comportamento funcional, que serão utilizados nos testes. Identifica a pessoa que está fazendo os testes e também registra as ferramentas que foram utilizadas nos testes. |
| 006.07.02.015 | Plano de trabalho solicitado pelo usuário | Vigência | - | Guarda Permanente | Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvolvimento de sistemas. Registra o escopo do pedido do requerente |
| 006.07.02.016 | Registro de acesso aos sistemas | 5 | - | Eliminação | - |
| 006.07.02.017 | Registro de acesso e alterações na infraestrutura de Tecnologia da Informação | 5 | - | Eliminação | - |
| 006.07.02.018 | Registro de conexão à Internet | 5 | - | Eliminação | Registro com os acessos dos usuários à internet a partir da rede fornecida pelo Órgão ou Entidade. Documento feito pela Companha de Processamento de Dados (Codata). É feito por demandas do Órgão em pesquisas no firewall. |
| 006.07.02.019 | Registro de especificação de tela | Vigência | - | Guarda Permanente | Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvolvimento de sistemas. Apresenta a tela solicitada pelo usuário. |
| 006.07.02.020 | Registro de execução de teste | Vigência | - | Guarda Permanente | Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvolvimento de sistemas. Serve para registrar os cenários de testes para validação das funcionalidades elencadas no Plano de teste. |
| 006.07.02.021 | Registro do comportamento funcional | Vigência | - | Guarda Permanente | Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvolvimento de sistemas. Registra o comportamento entre o ator (usuário) e o sistema. |
| 006.07.02.022 | Regra de negócio | Vigência | - | Guarda Permanente | Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvolvimento de sistemas. É criado e utilizado para registrar as regras e os critérios e/ou condições que uma funcionalidade pode ter/exigir. |
| 006.07.02.023 | Relatório técnico de vistoria | 5 | - | Eliminação | O original do parecer técnico consta do Processo de contratação. Desde o ano de 2020 é via PBDoc. |
| 006.07.02.024 | Solicitações de acesso ao sistema | 5 | - | Eliminação | - |
| 006.07.02.025 | Termo de concessão e controle de senha de acesso | Vigência | 12 | Eliminação | É enviado por Órgãos estaduais, através de e-mails institucionais à Controladora Geral do Estado (CGE), para solicitar o cadastro de usuário para acesso aos sistemas da CGE. |
| 006.07.02.026 | Termo de confidencialidade e sigilo para o pessoal externo | Vigência | - | Guarda Permanente | Termo de confidencialidade e sigilo para o pessoal externo. Também trata-se de um "formulário". |
| 006.07.02.027 | Visão arquitetural | Vigência | - | Guarda Permanente | Visão arquitetural/Documento de arquitetura. Encontra-se inserto no guia metodológico de desenvovimento de sistemas. Vai relacionar os ativos (tLecnologias) que irão compor o sistema com as suas diversas funcionalidades. |
| 006.07.03.001 | Cadastro de requisição de serviços | Vigência | 5 | Eliminação | Controlado por meio de um software "fusioninventory", que gera essas informações. A solicitação dos serviços pelos setores entra pela central de serviços e são demandados para os setores que oferecem a possibilidade de resolução dos pedidos. Todos os documentos gerados nesta atividade são registrados no GLPI. |
| 006.07.03.002 | Certificado de autenticidade de programa de computador | Vigência | 5 | Eliminação | A vigência compreende o tempo de utilização do programa, bem como de todas as suas atualizações. Há uma homologação de software, que a própria Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) faz. Instrução normativa n.º 10/2014 – DOE, de 23 de outubro de 2014. |
| 006.07.03.003 | Contrato de licença de uso de programa de computador | Vigência | 12 | Eliminação | Lei Federal n.º 9.279/1996; Lei Federal n.º 9.609/1998, art. 12, § 1º; Lei Federal n.º 9.610/1998; Decreto-Lei Federal n.º 2.848/1940 (Código Penal), art. 109, IV. A vigência compreende o tempo de utilização do programa, bem como de todas as suas atualizações. |
| 006.07.03.004 | Ficha de inventário de programa de computador | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.07.03.005 | Inventário de programa de computador | Vigência | - | Guarda Permanente | Instrução normativa 006/2016 – 1 de dezembro de 2016 (inventário de software) – Diário Oficial da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ). |
| 006.07.03.006 | Laudo de revisão técnica | 4 | 5 | Eliminação | - |
| 006.07.03.007 | Prospectos e catálogos de equipamentos e de programas de computador | Vigência | 5 | Eliminação | A vigência compreende o tempo de utilização do programa e de suas atualizações, bem como o tempo de vida útil dos equipamentos. Elaborado tutorial para uso de programas. |
| 006.07.03.008 | Registro de programa de computador | Vigência | 5 | Eliminação | Na compra do equipamento vem digitalmente. Lei Federal n.º 9.279/1996; Lei Federal n.º 9.609/1998; Lei Federal n.º 9.610/1998. A vigência compreende o tempo de utilização do programa e das suas atualizações, bem como o tempo de vida útil dos equipamentos. |
| 006.07.03.009 | Relatório de revisão técnica | 4 | 5 | Eliminação | Feito no GLPI para equipamentos, também pode ser feito para software. É produzido e entregue ao final do ano. |
| 006.07.03.010 | Relatório geral do equipamento | 4 | 5 | Eliminação | - |
| 006.07.03.011 | Relatório técnico de serviços | 5 | - | Eliminação | Fica guardado no GLPI – ferramenta que regista as ordens de serviços. |
| 006.07.03.012 | Requisição de serviços técnicos | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 006.07.03.013 | Termo de garantia de equipamentos e de programas de computador | Vigência | 5 | Eliminação | Fica na ata da solicitação do pedido, dentro do PBDoc. A vigência está definida no termo de garantia. |
| 006.07.04.001 | Ofício comunicando inobservância de contrato | 4 | - | Eliminação | Encaminhado a empresa prestadora do serviço. Trata-se de cópia, pois o documento integra o Processo de contratação de serviços de informática e automação. |
| 006.07.04.002 | Ofício solicitando aquisição de equipamento de informática | 4 | - | Eliminação | Ofício dirigido ao Secretário Executivo da Casa Civil. Trata-se de cópia, pois o documento integra o Processo de contratação de serviços de informática e automação. Existia em papel, mas agora, dentro do PBDoc. |
| 006.07.04.003 | Ofício solicitando aquisição de serviços de informática | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.07.04.004 | Ofício solicitando especificação técnica de equipamentos e de programas de computador | 4 | - | Eliminação | Ofício gerado como objetivo de ver se há inobservância de contrato, daí a solicitação de especificação técnica de equipamentos e de programas de computador. Trata-se de cópia, pois o documento integra o Processo de contratação de serviços de informática e automação Existia em papel, mas agora dentro do PBDoc. |
| 006.07.04.005 | Ofício solicitando participação em comissão de licitação | 4 | - | Eliminação | Trata-se de cópia, pois o documento integra o Processo de contratação de serviços de informática e automação. |
| 006.07.04.006 | Ordem de serviço de informática | Vigência | - | Eliminação | Emissão via e-mail. |
| 006.07.04.007 | Parecer técnico de equipamentos | Vigência | 4 | Eliminação | Vai subsidiar o Termo de referência a ser inserto no Processo de aquisição de equipamentos de informática, audiovisuais, sonorização, iluminação e estruturas de eventos. Trata-se de cópia, pois o documento integra o Processo de contratação de serviços de informática e automação. |
| 006.07.04.008 | Parecer técnico sobre equipamentos e programas de informática | Vigência | 4 | Eliminação | Parecer Técnico sobre equipamentos e programas de informática |
| 006.07.04.009 | Processo administrativo de aditivo em contrato | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.08.01.001 | Base de dados para controle e registro de informações administrativas | Vigência | - | Guarda Permanente | A vigência esgota-se quando da criação de uma nova base de dados. Somente deverão ser providenciadas cópias anuais para guarda permanente, das bases de dados, consideradas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Órgão, como de valor histórico, informativo ou probatório. |
| 006.08.01.002 | Expediente de atendimento de pedido de informações e de dados | Vigência | 2 | Eliminação | Fica registrado no sistema gestão de atendimento GLPI. A vigência esgota-se com o atendimento ou com o indeferimento da solicitação. Caso a solicitação seja indeferida e havendo recurso do solicitante, o documento poderá ser autuado como Processo de recurso relativo ao indeferimento de pedido de informações, devendo seguir sua temporalidade e destinação. |
| 006.08.01.003 | Ofício solicitando aquisição de novas tecnologias | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.08.01.004 | Plano de ação para implantação do projeto | Vigência | - | Guarda Permanente | Relacionado ao Projeto de modernização tecnológica |
| 006.08.01.005 | Projeto de modernização tecnológica | Vigência | - | Guarda Permanente | Vai compor o Processo de aquisição das novas tecnologias e servir de base para elaboração da justificativa técnica que deve fundamentar o documento composto. |
| 006.08.01.006 | Relatório de auditoria do usuário | 5 | - | Eliminação | Trata-se de cópia digital. O original está no sistema de atendimento GLPI. |
| 006.08.01.007 | Relatório estatístico anual de pedido de informações, de recursos ou de perfil de usuários | 4 | 5 | Guarda Permanente | - |
| 006.08.01.008 | Requerimento de pedido de vista de documento | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.08.01.009 | Termo de conclusão do projeto de modernização tecnológica | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 006.08.02.001 | Despacho em processo de recurso relativo ao indeferimento de informações | 4 | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original acompanha o processo. |
| 006.08.02.002 | Despacho em processo de aquisição de produtos de informática | 5 | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original acompanha o processo. |
| 006.08.02.003 | Despacho sobre solicitação de serviço | 4 | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original fica no expediente ou no processo que o requereu. |
| 006.08.02.004 | Notificação do servidor | Vigência | 30 | Eliminação | - |
| 006.08.02.005 | Notificação sobre acessos indevidos | 5 | 30 | Eliminação | Enviada ao superior imediato do usuário do servidor, pelo uso indevido da rede corporativa. |
| 006.08.02.006 | Perfil do servidor para acesso ao sistema | Vigência | 30 | Eliminação | A partir do perfil estabelecido, o servidor vai ter acesso às funcionalidades dos sistemas ATF, e-Processo, DT-e, GLME; e tudo fica registrado dentro de cada sistema. A Portaria n.º 00019/2019/GSER estabelece os setores responsáveis pela administração dos módulos do sistema ATF . |
| 006.08.02.007 | Processo de recurso relativo ao indeferimento à solicitação de informações | Vigência | 2 | Guarda Permanente | A vigência esgota-se com o término das fases recursais. |
| 006.08.02.008 | Relatório estatístico anual de documentos, de dados e de informações classificadas e desclassificadas | 4 | 5 | Eliminação | Trata-se de relação anual a ser publicada pelas autoridades máximas do Órgão e Entidade, de documentos, de dados e de informações classificadas e desclassificadas no período, como sigilosas ou pessoais, com identificação para referência futura. A obrigação de pedir este Relatório é de cada Órgão ou setor que possui documentos sob sigilo. Lei Federal n.º 12.527/2011. |
| 006.08.02.009 | Rol anual de documentos, de dados e de informações classificadas | 4 | 5 | Guarda Permanente | Trata-se de relação anual a ser publicada pelas autoridades máximas do órgão e entidades, de documentos, dados e informações classificadas ou reclassificadas no período, como sigilosas ou pessoais, com identificação para referência futura. A obrigação de pedir este Roll Anual é de cada Órgão ou Setor que possui documentos sob sigilo. Lei Federal n. 12.527/2011. |
| 006.08.02.010 | Rol anual de documentos, de dados e de informações desclassificadas | 4 | 5 | Guarda Permanente | Trata-se de relação anual, a ser publicada pelas autoridades máximas do órgão e entidades,de documentos, dados e informações classificadas ou reclassificadas no período, como sigilosas ou pessoais, com identificação para referência futura. A obrigação de pedir este Rol Anual é de cada Órgão ou Setor que possui documentos sob sigilo. Lei Federal n. 12.527/2011. |
| 006.08.02.011 | Termo de Reavaliação de Informação | 4 | 5 | Guarda Permanente | Termo de Reavaliação de Informação (TRI). A obrigação de produção e de publicação deste Termo é de cada Órgão que possui documentos sob sigilo. Lei Federal n.º 12.527/2011 |
| 006.08.02.012 | Termo de responsabilidade pela obtenção de acesso a documentos, a dados e a informações pessoais de terceiros | 4 | 5 | Guarda Permanente | Lei Federal n.º 12.527/2011. |
| 007.01.01.001 | Aviso sobre do funcionamento/conservação das instalações do prédio | Vigência | - | Eliminação | - |
| 007.01.01.002 | Aviso sobre ocorrência de eventos | Vigência | - | Eliminação | - |
| 007.01.01.003 | Comunicado sobre a manutenção e o uso do espaço físico | 4 | - | Eliminação | - |
| 007.01.01.004 | Ofício circular tratando da organização das atividades administrativas | 4 | 4 | Eliminação | - |
| 007.01.01.005 | Ofício registrando ocorrências no serviço | 4 | - | Eliminação | - |
| 007.01.01.006 | Ofício solicitando materiais de trabalho | 4 | - | Eliminação | - |
| 007.01.01.007 | Ofício solicitando providências de conserto no espaço físico do Órgão | 4 | - | Eliminação | - |
| 007.01.01.008 | Ofício solicitando suprimento e serviços necessários ao funcionamento da unidade/setor | Até aprovação das contas | 12 | Eliminação | - |