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Tabela de Temporalidade Documental
Consulta de classificação e destinação de documentos
Filtros de Pesquisa
| Código | Tipo do Documento | Prazo Corrente | Prazo Interm. | Destinação | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| 006.04.02.016 | Relação de obras bibliográficas submetidas à doação | Vigência | 5 | Guarda Permanente | A vigência esgota-se quando as obras sofrerem baixa patrimonial. |
| 006.04.02.017 | Relação de peças do acervo arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico encaminhadas à conservação | Vigência | 5 | Guarda Permanente | - |
| 006.04.02.018 | Relatório de monitoramento das condições ambientais na área de acervo arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.04.02.019 | Relatório técnico do estado dos bens de acervo arquivístico, bibliográfico, museológico, artístico | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.04.02.020 | Termo de compromisso de preservação de sigilo de documentos | Vigência | 12 | Guarda Permanente | - |
| 006.04.02.021 | Termo de doação de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico | 4 | - | Guarda Permanente | Esta situação só ocorre mediante processo administrativo, em que tenham sua análise e homologação em acordo com o Arquivo Público do Estado da Paraíba (APEPB). Lei Estadual 11.263 de 2018, art. 20; Lei Federal nº 8.159, art. 10. |
| 006.04.02.022 | Termo de doação de documento arquivístico | Após homologação | - | Guarda Permanente | Esta situação só ocorre mediante processo administrativo, em que tenham sua análise e homologação em acordo com o Arquivo Público do Estado da Paraíba (APEPB). Lei Estadual 11.263 de 2018, art. 20; Lei Federal nº 8.159, art. 10. |
| 006.04.02.023 | Termo de responsabilidade para uso e reprodução de peça de acervo arquivístico, bibliográfico, museológico, artístico | 4 | - | Eliminação | Esta situação só ocorre mediante processo administrativo, em que tenham sua análise e homologação em acordo com o APEPB. |
| 006.04.03.001 | Catálogo de exposição | Vigência | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original compõe o Dossiê da exposição. |
| 006.04.03.002 | Convite para exposição | 4 | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original compõe o Dossiê da exposição. |
| 006.04.03.003 | Dossiê de exposição | Vigência | - | Guarda Permanente | A vigência esgota-se com o término da exposição. Registra ainda cumprimentos, impressões e comentários. |
| 006.04.03.004 | Folder sobre exposição | 4 | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original compõe o Dossiê da exposição. |
| 006.04.03.005 | Livro de exposição | Vigência | 2 | Eliminação | A vigência perdura até completar o livro. |
| 006.04.03.006 | Portfólio de exposição | Vigência | 2 | Eliminação | Trata-se de cópia. O original compõe o Dossiê da exposição. |
| 006.04.03.007 | Termo de responsabilidade para uso e reprodução de documento | Vigência | - | Eliminação | A vigência se esgota com a devolução do documento. |
| 006.04.04.001 | Carta de compromisso e patrocínio da alta direção | Vigência | 5 | Guarda Permanente | - |
| 006.04.04.002 | Carta de notificação de violação aos sujeitos de dados | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 006.04.04.003 | Fluxograma do ciclo de vida dos dados | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 006.04.04.004 | Formulário de comunicação de incidentes de segurança | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 006.04.04.005 | Formulário de solicitação de acesso aos dados | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 006.04.04.006 | Guia de uso de cookies do site | Vigência | 5 | Guarda Permanente | - |
| 006.04.04.007 | Inventário de dados da Lei Geral de Proteção de Dados | Vigência | 5 | Guarda Permanente | Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). |
| 006.04.04.008 | Manual de avaliação de impacto de proteção de dados | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 006.04.04.009 | Manual de avaliação de lacunas | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 006.04.04.010 | Manual de privacidade do site | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.04.04.011 | Manual de proteção de dados | Vigência | 5 | Guarda Permanente | - |
| 006.04.04.012 | Manual de segurança da informação | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.04.04.013 | Ofício de acesso aos dados | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 006.04.04.014 | Planilha de avaliação de impacto de proteção de dados | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 006.04.04.015 | Planilha de avaliação de lacunas | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 006.04.04.016 | Planilha de notação, de localização e de condições de acesso à pesquisa | Vigência | - | Guarda Permanente | Deverá ser elaborada de acordo com o tipo de acervo: arquivístico, bibliográfico, museológico e artístico. |
| 006.04.04.017 | Registro das Operações de Tratamento de Dados | Vigência | 5 | Guarda Permanente | Registro das Operações de Tratamento de Dados (ROTA). |
| 006.04.04.018 | Registro de violação de dados pessoais | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 006.04.04.019 | Relação de documentos e códigos de assuntos | Vigência | - | Eliminação | A vigência esgota-se com a elaboração de instrumentos técnicos de busca e acesso. |
| 006.04.04.020 | Relatório de avaliação de impacto da proteção de dados | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.04.04.021 | Requisição de acesso à pesquisa em acervo arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico | 4 | 10 | Eliminação | - |
| 006.04.04.022 | Requisição de acesso à pesquisa em acervo arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico com classificação de sigilo | 4 | 10 | Eliminação | - |
| 006.05.01.001 | Despacho de devolução à origem | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.05.01.002 | Ficha de controle da tramitação | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.05.01.003 | Livro de controle interno de documentos | Vigência | 2 | Eliminação | - |
| 006.05.01.004 | Livro de protocolo de controle interno de documentos | Vigência | 2 | Eliminação | - |
| 006.05.01.005 | Livro de registro de entrada de documentos avulsos | Vigência | 2 | Eliminação | A vigência perdura até completar o livro. |
| 006.05.01.006 | Livro de registro de processos | Vigência | 2 | Eliminação | A vigência perdura até completar o livro. |
| 006.05.01.007 | Processo de solicitação extraordinária | Enquanto tramita | 12 | Eliminação | Atualmente, o PBDoc utiliza este tipo documental para abrigar um rol de denominações de processos administrativos que não estão previstos na padronização do Sistema. Com a publicação do PCD e da TTDD da Área-Meio, espera-se restringir o seu uso, a partir de fixação dos assuntos que deverão definir o que será considerado "informações diversas". |
| 006.05.01.008 | Protocolo de transferência | 4 | 2 | Eliminação | É feito dentro do PBDoc e registra a tramitação do documento. |
| 006.05.01.009 | Relação de entrada de documentos avulsos | Vigência | 2 | Eliminação | A vigência perdura até completar o livro. |
| 006.05.01.010 | Relação de remessa de documentos | 5 | - | Guarda Permanente | - |
| 006.05.01.011 | Relação de remessa de documentos para expedição | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.05.01.012 | Relatório de consulta processual | 4 | - | Indefinido | - |
| 006.05.01.013 | Relatório de dados gerais de processo | 4 | - | Eliminação | Este documento substituirá o Relatório de processo - dados gerais. |
| 006.05.01.014 | Requerimento de cópia de processo | 4 | 2 | Eliminação | - |
| 006.05.01.015 | Requisição de processo | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.05.01.016 | Termo de abertura de volume digital | Vigência | - | Eliminação | - |
| 006.05.01.017 | Termo de desapensação de processo | Vigência | - | Eliminação | - |
| 006.05.01.018 | Termo de desarquivamento | 4 | 4 | Eliminação | - |
| 006.05.01.019 | Termo de empréstimo de documento | Vigência | 4 | Eliminação | - |
| 006.05.01.020 | Termo de encerramento de volume digital | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.05.01.021 | Termo de incorporação de documentos a processo | 4 | 4 | Eliminação | Este documento substituirá o Termo de incorporação. |
| 006.05.01.022 | Termo de juntada por anexação | Vigência | - | Guarda Permanente | É feito por qualquer setor solicitante. |
| 006.05.01.023 | Termo de reativação de processo | Vigência | - | Guarda Permanente | É feito por qualquer setor solicitante. |
| 006.05.01.024 | Termo de reconstituição de processo | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.05.01.025 | Termo de reconstituição de volume de processo | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.05.01.026 | Termo de retirada de folha(s) e de documento(s) em processo | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.05.01.027 | Termo de substituição da capa de processo | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.05.02.001 | Cadastro de certidões expedidas | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.05.02.002 | Caderno de registro para controle da correspondência interna | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.05.02.003 | Certidão ou Declaração | 4 | - | Eliminação | Trata-se de cópia, pois o documento foi encaminhado ao interessado. |
| 006.05.02.004 | Cópia certificada | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.05.02.005 | Livro de protocolo da correspondência expedida | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.05.02.006 | Manual de funcionamento do protocolo | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 006.05.02.007 | Registro para controle da correspondência interna | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.06.01.001 | Ato Governamental | Vigência | 2 | Guarda Permanente | Os Atos Governamentais são constituídos por: nomeação, delegação de poderes, promoção, remoção, colocando à disposição, exoneração, entre outros. A prestação de informação do conteúdo desses Atos é de responsabilidade da Secretaria de Estado da Administração (SEAD) e do órgão em que o servidor exerce as suas atividades. A guarda permanente das Leis, das Leis Complementares, dos Decretos, das Medidas Provisórias, dos Projetos de Leis vetados, dos Projetos de Leis sancionados, dos Projetos de Leis silenciados, dos Decretos legislativos, das Emendas Constitucionais, das Mensagens Governamentais que acompanham o Projeto de Lei ou a Medida Provisória são feitos a partir da Gerência Operacional de Atos Governamentais, ligada à Secretaria de Estado de Governo (segov). |
| 006.06.01.002 | Decreto legislativo | Vigência | - | Eliminação | Os originais estão guardados na Assembleia Legislativa da Paraíba (ALPB). A vigência esgota-se com o término da sua necessidade no Órgão. São cópias para pesquisa do Governo Estadual. |
| 006.06.01.003 | Ementário da legislação estadual | Vigência | - | Guarda Permanente | De Leis, Leis Complementares, Decretos, Medidas Provisórias, Projetos de Leis vetados, Projetos de leis sancionados, Projetos de Leis silenciados, Decretos legislativos, Emendas Constitucionais, Mensagens Governamentais que acompanham o Projeto de Lei ou a Medida Provisória. |
| 006.06.01.004 | Lei complementar | Vigência | 2 | Guarda Permanente | - |
| 006.06.01.005 | Medida Provisória | Vigência | 2 | Guarda Permanente | - |
| 006.06.01.006 | Mensagem Governamental | Vigência | 4 | Guarda Permanente | É enviada à Assembleia Legislativa da Paraíba (ALPB) anualmente. O original é arquivado na ALPB. É preservada uma cópia no Arquivo da Gerência Executiva de Registro de Atos e Legislação. |
| 006.06.01.007 | Registro do controle da numeração de Decreto governamental | 4 | 4 | Guarda Permanente | - |
| 006.06.01.008 | Registro do controle da numeração de Emenda Constitucional | 4 | 4 | Guarda Permanente | - |
| 006.06.01.009 | Registro do controle da numeração de Lei e de Lei Complementar | 4 | 4 | Guarda Permanente | - |
| 006.06.01.010 | Registro do controle da numeração de Medida Provisória | 4 | 4 | Guarda Permanente | - |
| 006.06.01.011 | Registro do controle da numeração de Mensagem Governamental | 4 | 4 | Guarda Permanente | - |
| 006.06.01.012 | Registro do controle da numeração dos atos administrativos do Órgão | 4 | 4 | Guarda Permanente | - |
| 006.06.01.013 | Registro do controle da numeração dos atos do Órgão | 4 | 4 | Guarda Permanente | - |
| 006.06.01.014 | Registro do controle da numeração dos atos governamentais | 4 | 4 | Guarda Permanente | Os Atos Governamentais são constituídos por: nomeação, delegação de poderes, promoção, remoção, colocando à disposição, exoneração, entre outros. A prestação de informação do conteúdo destes Atos é de responsabilidade da Secretaria de Estado da Administração (SEAD) e do Órgão em que o servidor exerce as suas atividades. |
| 006.06.01.015 | Registro do controle da numeração dos Projetos de Lei | 4 | 4 | Guarda Permanente | - |
| 006.06.02.001 | Ofício encaminhando matérias para publicação | 4 | - | Eliminação | São documentos que solicitam providências gerais para o funcionamento das gerências executivas e operacionais, do tipo: encadernação e materiais de expediente para preservação dos documentos sob sua guarda. |
| 006.06.02.002 | Ofício exigindo medidas para preservação dos documentos sob sua guarda | 4 | 4 | Eliminação | - |
| 006.06.02.003 | Ofício solicitando materiais de expediente para preservação | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.06.02.004 | Ofício solicitando pesquisa na legislação | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.06.02.005 | Ofício solicitando providências para encadernação e materiais para preservação dos documentos permanentes | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.06.02.006 | Ofício solicitando serviços de encadernação | 4 | - | Eliminação | Para proteção ao acervo existente. |
| 006.06.02.007 | Relação dos atos publicados anualmente | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 006.06.02.008 | Requerimento para pesquisa na legislação | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.07.01.001 | Base de dados de sistemas de negócio | Vigência | - | Guarda Permanente | A vigência esgota-se quando da criação de uma nova base de dados. Deverão ser extraídas cópias de segurança a serem armazenadas em ambiente seguro e em local diferente e fisicamente distante do armazenamento do documento original. |
| 006.07.01.002 | Certificado digital | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.07.01.003 | Catálogo de serviços | Vigência | - | Indefinido | Elaborado para atendimentos a serviços padrões que se repetem. As informações contidas no Catálogo podem ser modificadas, mediante sugestões dos setores da Gerência de Tecnologia da Informação (GTI), sempre que for necessário. É elaborado pelos setores de central de serviços, suporte e operações. |
| 006.07.01.004 | Comunicado de alerta de segurança | 4 | 2 | Indefinido | São emitidos mensalmente para alertar aos usuários de Tecnologia da Informação. São feitos backup e guardados na pasta S (que é um servidor de arquivo). |
| 006.07.01.005 | Licença de aquisição de software | Vigência | 12 | Eliminação | - |
| 006.07.01.006 | Manual de operações de sistemas | Vigência | - | Guarda Permanente | - |