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Tabela de Temporalidade Documental
Consulta de classificação e destinação de documentos
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| Código | Tipo do Documento | Prazo Corrente | Prazo Interm. | Destinação | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| 004.01.03.012 | Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT). |
| 004.01.03.013 | Certidão negativa de falência ou recuperação judicial e extrajudicial | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 004.01.03.014 | Certificado de Cadastro de Imóvel Rural junto ao Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | O Certificado de Cadastro de Imóvel Rural (CCIR) é um documento emitido pelo Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária (Incra) que comprova a regularidade cadastral de um imóvel rural. Este certificado contém informações sobre o titular, a área, a localização, a exploração e a classificação fundiária do imóvel. |
| 004.01.03.015 | Certificado de Regularidade | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | O Certificado de Regularidade (CR) é um documento emitido pelo Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (Ibama) que comprova que os dados de uma pessoa física ou jurídica estão em conformidade com as obrigações do Cadastro Técnico Federal de Atividades Potencialmente Poluentes (CTF/APP) e do Cadastro Técnico Federal de Atividades e Instrumentos de Defesa Ambiental (CTF/AIDA). |
| 004.01.03.016 | Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). Certificado de Regularidade do FGTS (CRF). |
| 004.01.03.017 | Certificado Estadual de Cadastro e Habilitação | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | Certificado Estadual de Cadastro e Habilitação (CECH). |
| 004.01.03.018 | Contrato de arrendamento de imóvel rural para fins de exploração agrícola | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 004.01.03.019 | Declaração de superveniência | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 004.01.03.020 | Declaração do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | Declaração do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural (DITR). |
| 004.01.03.021 | Inscrição no Cadastro de Pessoa Física | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | Cadastro de Pessoa Física (CPF). |
| 004.01.03.022 | Inscrição no cadastro geral de contribuinte estadual | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 004.01.03.023 | Inscrição no cadastro geral de contribuinte municipal | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 004.01.03.024 | Inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ). |
| 004.01.03.025 | Ofício referente ao cadastramento de fornecedores e prestadores de serviços | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.01.03.026 | Processo cadastral de fornecedores e prestadores de serviços | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.01.03.027 | Registro comercial | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 004.01.03.028 | Solicitação de registro cadastral | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.01.04.001 | Despacho informando a disponibilidade orçamentária | Vigência | - | Eliminação | - |
| 004.01.04.002 | Instrução normativa sobre processos de compras/contratação de serviços | Vigência | - | Guarda Permanente | É elaborada conjuntamente pela CGE/PGE/SEAD. Serve para orientar a instrução e a tramitação dos Processos ligados à compra e à contratação de serviços. A partir dela, pode-se estabelecer o checklist de cada modalidade de Processo de compra/contratação. |
| 004.01.04.003 | Justificativa técnica sobre o pedido de materiais/serviços | Vigência | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.01.04.004 | Memorando solicitando a disponibilidade/reserva orçamentária | Vigência | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.01.04.005 | Memorando solicitando a reserva orçamentária | Vigência | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.01.04.006 | Memorando solicitando aquisição de materiais/serviços | Vigência | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.01.04.007 | Ofício comunicando a liberação das notas de empenho | Vigência | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.01.04.008 | Ofício referente à aquisição de bens materiais e patrimoniais | Até a aprovação das contas | - | Eliminação | - |
| 004.01.04.009 | Plano Anual de Compras | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | Plano Anual de Compras (PAC). |
| 004.01.04.010 | Plano Anual de Compras do Órgão | Vigência | 2 | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.01.04.011 | Processo de aquisição de bens de informática e automação | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | Há várias modalidades de Processos de compra/aquisição de bens e serviços, são eles: • Processo de compra por meio de adesão à ata de Órgão externo. • Processo de compra por meio de utilização. • Processo de adesão à ata da central de compras (adesão interna). • Processo de compra por meio de licitação. • Processo de aquisição ou contratação após licitação na central de compras. • Processo de compra/serviços por meio de dispensa (art. 95 <10.804,08 sem contratos). • Processo de compra/serviços por meio de dispensa (art. 75 (II) sem contratos). • Processo de compra/serviços por meio de dispensa (art. 75 (II) com contratos). • Processo de compra/serviços por meio de dispensa (art. 75 - Demais incisos - Exceção I e II com contratos). • Processo de aquisição/contratação de serviços por inexigibilidade (aplicação art. 74 - fornecedor exclusivo). • Processo de contratação de serviços por meio de dispensa (art. 75 - I - Serviço de engenharia). |
| 004.01.04.012 | Processo de aquisição de material de consumo | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.01.04.013 | Processo de aquisição de material permanente | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.01.04.014 | Processo de aquisição de semovente | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.01.04.015 | Termo de referência sobre o pedido de materiais/serviços | Vigência | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.01.05.001 | Despacho encaminhando solicitação contração de serviço/obra | Vigência | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.01.05.002 | Ofício referente à aquisição de serviços | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.01.05.003 | Processo de contratação de serviço de informática e automação | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | As guias de recolhimento da Previdência Social e outros impostos deverão ser arquivadas em separado e obedecerão aos prazos previstos nesta TTDD. Pelo Decreto n.º 42.226, de 20 de janeiro de 2022, o art. 9º, § 2º, estabelece normas para execução orçamentária e financeira do exercício financeiro de 2022 e dá outras providências. As obras e serviços de engenharia com valores até R$ 200.000,00 (duzentos mil reais) poderão ser processadas em todas as suas fases, inclusive de licitação, de dispensa ou de inexigibilidade, pela unidade a que se vincularem os créditos orçamentários. |
| 004.01.05.004 | Processo de contratação de serviço técnico profissional | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | Do tipo de serviços profissionais não existentes no Órgão. As guias de recolhimento da Previdência Social e outros impostos deverão ser arquivadas em separado e obedecerão aos prazos previstos nesta TTDD. |
| 004.01.05.005 | Processo de contratação de serviços comuns | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.01.05.006 | Processo de contratação de serviços comuns de engenharia | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.01.05.007 | Processo de contratação de serviços continuados sem dedicação de mão de obra exclusiva | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.01.05.008 | Processo de contratação de solução de Tecnologia da Informação e Comunicação | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.01.05.009 | Processo de contratação de serviços continuados com dedicação de mão de obra exclusiva | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.01.05.010 | Processo de contratação serviços continuados sem dedicação de mão de obra exclusiva | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.01.05.011 | Processo de contratação serviços não continuados | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.01.05.012 | Projeto de obra pública | Vigência | 5 | Eliminação | A vigência esgota-se com o término do Projeto. O Projeto de obra pública que envolva repasse de verba federal ou estadual deve ser apensado ao Processo de contratação de obra pública e desapensado após o seu encerramento, devendo essa informação constar do Processo principal. |
| 004.02.01.001 | Autorização de saída de bens patrimoniais baixados | 5 | - | Guarda Permanente | Extraído via Sistema Integrado de Gestão de Bens Públicos (SIGBP). As chapas/placas são anexadas a este documento. Desde 2014 é feito por meio do SIGBP. A produção do documento está em desuso. Os exemplares ainda existentes possuem valor histórico. |
| 004.02.01.002 | Inventário financeiro de bens patrimoniais | Vigência | 5 | Eliminação | Fica registrado no provedor do SIGBP. Anteriormente (2014), o Inventário financeiro de bens patrimoniais era feito de forma analógica. A vigência esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal. |
| 004.02.01.003 | Inventário físico de bens patrimoniais | Até a aprovação das Contas | 5 | Indefinido | - |
| 004.02.01.004 | Inventário físico de bens patrimoniais/Relatório de movimentação de bens móveis | Até a aprovação das contas | 5 | Guarda Permanente | O documento registra a memória patrimonial do Órgão. Fica registrado no provedor do SIGBP. Anteriormente (2019), o Inventário de bens patrimoniais era feito de forma analógica. |
| 004.02.01.005 | Inventário físico-financeiro de bens patrimoniais | Vigência | 5 | Eliminação | Este documento é feito no SIGBP. |
| 004.02.01.006 | Livro de controle de chapa patrimonial | 5 | - | Guarda Permanente | - |
| 004.02.01.007 | Ofício referente ao cadastro e emplaquetamento de bens patrimoniais | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.02.01.008 | Relatório analítico de bens móveis | Até a aprovação das contas | 12 | Guarda Permanente | - |
| 004.02.01.009 | Relatório de controle dos bens patrimoniais | 5 | - | Guarda Permanente | Fica registrado no provedor do SIGBP. Anteriorrmente (2014), o Relatório de controle dos bens patrimoniais era feito de forma analógica. |
| 004.02.01.010 | Relatório dos bens patrimoniais por setor | 5 | - | Guarda Permanente | - |
| 004.02.02.001 | Cadastro de bens móveis e imóveis do Estado | Vigência | 12 | Guarda Permanente | Por meio do SIGBP. |
| 004.02.02.002 | Certificado de garantia | Vigência | 12 | Eliminação | Lei Federal n.º 8.078/1990, arts. 4, 24, 50, 74. Justifica-se a guarda apenas durante o prazo de validade do certificado. |
| 004.02.02.003 | Ofício referente à elaboração de políticas e de diretrizes em defesa de bens patrimoniais da administração do Órgão | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.02.02.004 | Plano de inspeção de bens patrimoniais | Vigência | 4 | Guarda Permanente | É arquivada pelo Órgão demandante. |
| 004.02.02.005 | Processo de contratação de seguro para bens patrimoniais | Vigência | 12 | Eliminação | - |
| 004.02.02.006 | Programa de educação para uso e conservação dos equipamentos públicos | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 004.02.02.007 | Programa de manutenção preventiva de material e de patrimônio do Estado | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 004.02.03.001 | Comprovante de titularidade de imóvel | Até a aprovação das Contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.02.03.002 | Contrato de locação de imóvel de terceiros | Vigência | 12 | Eliminação | Procedimento regulatório oriundo do Decreto Estadual da Paraíba n.º 35734 de 03/03/2015. |
| 004.02.03.003 | Contrato de locação de máquinas e de equipamentos | Vigência | 12 | Eliminação | As informações estão contidas no Inventário físico de bens patrimoniais. Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.02.03.004 | Ofício comunicando sobre locação | Vigência | 6 | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.02.03.005 | Ofício referente à locação de imóveis e de guarda da documentação patrimonial | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.02.03.006 | Ofício solicitando a locação de bem patrimonial | Vigência | 12 | Eliminação | Vem dos setores demandantes. Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.02.03.007 | Ofício solicitando locação de maquinas e de equipamentos | Vigência | 4 | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.02.03.008 | Ofício solicitando serviços de locação de bens patrimonial | Vigência | 5 | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.02.03.009 | Processo de locação de máquinas e de equipamentos | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | É organizado a partir das solicitações dos setores demandantes. Todas as aquisições e contratações acima de R$ 10 mil, o Processo é incluído no Sistema Gestor de Compras (SGC) e a depender da modalidade e valor, é incluido no sistemas de contratos da CGE. |
| 004.02.04.001 | Comunicado de transferência de bens patrimoniais | 4 | 5 | Eliminação | - |
| 004.02.04.002 | Ofício circular comunicando a transferência de bens patrimoniais | 4 | 5 | Eliminação | - |
| 004.02.04.003 | Ofício comunicando a movimentação de bens patrimonial | 4 | 5 | Guarda Permanente | Enviado aos setores. |
| 004.02.04.004 | Ofício referente ao registro da movimentação de bens patrimoniais | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.02.04.005 | Ofício solicitando a movimentação de bens patrimonial | 4 | 5 | Guarda Permanente | - |
| 004.02.04.006 | Processo de alienação de bens imóveis | Até a aprovação das contas | 12 | Guarda Permanente | - |
| 004.02.04.007 | Processo de alienação de bens móveis | Até a aprovação das contas | 12 | Guarda Permanente | - |
| 004.02.04.008 | Processo de avaliação de bens móveis | Até a aprovação das contas | 5 | Guarda Permanente | - |
| 004.02.04.009 | Processo de cessão de uso de bens móveis | 4 | 5 | Eliminação | É devolvido e arquivado pelo setor demandante. |
| 004.02.04.010 | Processo de leilão de bens móveis | Até a aprovação das contas | 20 | Guarda Permanente | - |
| 004.02.04.011 | Processo de permissão de uso de bens móveis | 4 | 5 | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.02.04.012 | Processo de permuta de bens móveis | Até a aprovação das contas | 20 | Guarda Permanente | O processo é enviado para a Assembleia Legislativa, que promulgará Lei concedendo a permuta e o processo ficará arquivado na Assembleia Legislativa da Paraíba (ALPB). |
| 004.02.04.013 | Processo de permuta de bens patrimoniais | Vigência | 12 | Guarda Permanente | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.02.04.014 | Processo de transferência de bens móveis | 4 | 5 | Guarda Permanente | As informações estão contidas no inventário físico de bens patrimoniais. Fica registrado no provedor do SIGBP. |
| 004.02.04.015 | Termo de responsabilidade pelo uso de bens móveis | Vigência | 4 | Eliminação | - |
| 004.02.04.016 | Termo de responsabilidade pelo uso de bens patrimoniais | Vigência | - | Eliminação | - |
| 004.02.04.017 | Termo de transferência interna de bens móveis | Vigência | 10 | Eliminação | - |
| 004.02.04.018 | Termo de transferência interna de materiais e equipamentos | Vigência | 20 | Eliminação | - |
| 004.02.05.001 | Ata de inutilização de bens | 4 | 5 | Eliminação | As informações estão contidas no inventário físico de bens patrimoniais. |
| 004.02.05.002 | Ofício referente ao arrolamento e à baixa de bens patrimoniais | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.02.05.003 | Processo de arrolamento de bens excedentes, inservíveis ou em desuso | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.02.05.004 | Processo de autorização para execução de serviços de telecomunicações | 10 | 20 | Guarda Permanente | - |
| 004.02.05.005 | Processo de doação de bens móveis | 4 | 12 | Eliminação | - |
| 004.02.05.006 | Processo de recebimento de doação de bens móveis | 4 | 5 | Eliminação | - |
| 004.02.05.007 | Recibo de doação de remanescentes de inutilização | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 004.02.05.008 | Relatório de inutilização de bens | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 004.03.01.001 | Atestado de recebimento de materiais de consumo | Até a aprovação das Contas | 2 | Eliminação | - |
| 004.03.01.002 | Atestado de recebimento de materiais permanentes | Até a aprovação das Contas | 2 | Eliminação | - |
| 004.03.01.003 | Atestado eletrônico | Até a aprovação das Contas | 2 | Eliminação | - |
| 004.03.01.004 | Atestado técnico de material | Até a aprovação das Contas | 2 | Eliminação | As informações alimentam o SIGBP. |