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Tabela de Temporalidade Documental
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| Código | Tipo do Documento | Prazo Corrente | Prazo Interm. | Destinação | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| 004.03.01.005 | Balancete de material de almoxarifado | 4 | - | Eliminação | Lei Federal n.º 4.320/1964, art. 105. As informações constam do Balanço de material do almoxarifado. |
| 004.03.01.006 | Balanço de material de almoxarifado | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 004.03.01.007 | Balanço mensal de material de almoxarifado | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 004.03.01.008 | Boletim de saída de material | 4 | - | Eliminação | Este documento registrado no SIGBP está em conformidade com a Instrução normativa conjunta SEAD/CGE n.º 01/2016, de 01 de julho de 2016, sobre o uso do Sistema. |
| 004.03.01.009 | Dossiê relativo aos trabalhos da comissão de recebimento de materiais | Até a aprovação das Contas | 2 | Eliminação | - |
| 004.03.01.010 | Formulário de previsão de consumo de material | Vigência | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.03.01.011 | Formulário de requisição de material | 4 | - | Eliminação | As informações constam do Balanço de material do almoxarifado. Este documento é gerado pelo SIGBP. |
| 004.03.01.012 | Guia de recebimento de material | 4 | - | Eliminação | - |
| 004.03.01.013 | Inventário financeiro de material de almoxarifado | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | Este documento registrado no SIGBP está em conformidade com a Instrução normativa conjunta SEAD/CGE n.º 01/2016, de 01 de julho de 2016, sobre o uso do Sistema. As informações constam do Balanço de material do almoxarifado. Este documento é gerado pelo SIGBP. |
| 004.03.01.014 | Inventário físico de material de almoxarifado | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | As informações constam do Balanço de material do almoxarifado. Este documento registrado no SIGBP está em conformidade com a Instrução normativa conjunta SEAD/CGE n.º 01/2016, de 01 de julho de 2016, sobre o uso do Sistema. |
| 004.03.01.015 | Inventário Inicial | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 004.03.01.016 | Lista de material de almoxarifado | Vigência | - | Eliminação | Este documento registrado no SIGBP está em conformidade com a Instrução normativa conjunta SEAD/CGE n.º 01/2016, de 01 de julho de 2016, sobre o uso do Sistema. As informações constam do Balanço de material do almoxarifado. Este documento é gerado pelo SIGBP . |
| 004.03.01.017 | Nota de fornecimento/Guia de remessa de material | 4 | - | Eliminação | As informações do documento alimentam o sistema informatizado de controle de estoque. As informações constam do Balanço de material do almoxarifado. Este documento é gerado pelo SIGBP. |
| 004.03.01.018 | Ofício referente à verificação de estoque e de distribuição | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.03.01.019 | Relação de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso | 4 | - | Eliminação | Trata-se de cópia, pois o documento integra o Processo de alienação de bens móveis ou o Processo de arrolamento de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso. Este documento é gerado pelo SIGBP. |
| 004.03.01.020 | Relatório de saída de material | 4 | - | Eliminação | As informações alimentam o Sistema. |
| 004.03.02.001 | Comunicado de irregularidades no fornecimento de material | 4 | - | Eliminação | Trata-se de cópia, pois o documento integra o Processo de aquisição. |
| 004.03.02.002 | Inventário do estoque | Vigência | - | Eliminação | O documento é importante para assegurar direitos e preservar a memória institucional. É feito no SIGBP. Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.03.02.003 | Ofício referente à formação de estoque ou reposição de material | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.03.02.004 | Pedido de aquisição de material | 4 | - | Eliminação | O pedido de aquisição de material aprovado integra o Processo de aquisição. O pedido pode ser feito por ofício ou formulário. Este documento vem dos setores. A partir dele é formado o Processo de aquisição de material. O pedido é feito por meio do SIGPB. Trata-se de cópia, pois o documento integra o Processo de aquisição. |
| 004.03.03.001 | Atestado de recebimento de bens e de materiais | 5 | 5 | Eliminação | Vale para atestar o recebimento dos materiais permanentes e de consumo. |
| 004.03.03.002 | Atestado de recebimento de material | 4 | 5 | Eliminação | Trata-se de cópia, pois o documento integra o Processo de aquisição. Via SIGPB. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.03.03.003 | Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica para controle de almoxarifado | 5 | 5 | Eliminação | Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) - conhecido como nota fiscal Danfe. Refere-se a cada material adquirido e recebido pelo setor. Recebe o original em papel, e se insere uma cópia dentro do Processo, no PBDoc. |
| 004.03.03.004 | Formulário de formalização de demanda | 5 | 5 | Eliminação | Este documento visa informar o setor requisitante, objeto a ser adquirido, a justificativa de sua necessidade e quantidade, sua destinação e assinatura do responsável pela solicitação. |
| 004.03.03.005 | Guia de remessa de material | 5 | 5 | Eliminação | É enviada fisicamente para os setores requisitantes, juntamente com o material solicitado. É arquivada também pelo setor de almoxarifado. |
| 004.03.03.006 | Inventário de material permanente | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 004.03.03.007 | Inventário geral analítico por conta | 5 | 5 | Eliminação | - |
| 004.03.03.008 | Inventário geral analítico por diferenças | 5 | 5 | Eliminação | - |
| 004.03.03.009 | Nota de recebimento | 4 | - | Eliminação | - |
| 004.03.03.010 | Nota de recebimento de material de consumo | 5 | 5 | Eliminação | É gerado no SIGBP e inserido no Processo de compras. |
| 004.03.03.011 | Nota fiscal para controle de almoxarifado | 20 | - | Eliminação | Trata-se de cópia, pois a via original integra o Processo de aquisição/contratação ou será acumulada na atividade. O original fica no Processo de aquisição ou contratação. |
| 004.03.03.012 | Ofício de solicitação de aquisição de material de consumo | 5 | 5 | Eliminação | O original compõe o processo de compra, através do PBDoc. E sua temporalidade acompanha a do referido processo. |
| 004.03.03.013 | Processo relativo aos trabalhos de comissão de recebimento de material | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | Processo iniciado pela comissão de recebimento de material, que a partir daí vai verificar os materiais adquiridos, se estão em conformidade com o conteúdo do Processo. |
| 004.03.03.014 | Registro fotográfico do recebimento do material recebido | 5 | 5 | Eliminação | É um conjunto de fotos que comprovam o recebimento do material contido no pedido de aquisição. São enviadas cópias ao processo, no PBDoc. |
| 004.03.03.015 | Relação dos materiais adquiridos | Vigência | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.03.03.016 | Relatório da movimentação do material de consumo | 5 | 5 | Eliminação | - |
| 004.03.03.017 | Relatório da situação de liquidação de materiais permanentes e de consumo | 5 | 5 | Eliminação | É gerado no SIGBP e inserido no processo de compras, no PBDoc. |
| 004.03.03.018 | Relatório de posição do estoque | 4 | - | Eliminação | - |
| 004.03.03.019 | Resumo de movimentação anual do almoxarifado | 5 | 5 | Eliminação | Este Relatório contém o saldo financeiro do ano anterior; as entradas e as saídas de material do ano vigente e o saldo remanescente. É enviado anualmente para a CGE, através de e-mail. |
| 004.03.04.001 | Contrato de doação de bens móveis inservíveis | Vigência | 12 | Eliminação | - |
| 004.03.04.002 | Ofício referente à elaboração de diretrizes e normas para a defesa de bens patrimoniais da administração do Órgão/Estado | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.03.04.003 | Ofício referente ao arrolamento e baixa de materiais | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.03.04.004 | Processo de desfazimento de bens inservíveis | 5 | 10 | Eliminação | - |
| 004.03.04.005 | Relação de arrolamento de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso | Vigência | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o processo de aquisição. As informações são alimentadas pelo SIGBP. |
| 004.03.04.006 | Termo de baixa de material | 5 | 5 | Eliminação | É gerado no SIGBP e uma cópia é inserida no Processo de desfazimento de material de consumo. |
| 004.04.01.001 | Certidão de ônus de imóvel | 5 | 20 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.01.002 | Certidão de propriedade | 5 | 20 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.01.003 | Escritura de imóveis | Vigência | 20 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.01.004 | Ofício referente à aquisição de imóveis | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.04.01.005 | Planta de imóveis | Vigência | - | Eliminação | A vigência esgota-se com a emissão do título ou com a sua negativa, após exaurirem as instâncias recursais administrativas. Trata-se de processo administrativo posterior à ação judicial discriminatória, no qual é emitida ou negada a emissão do título de domínio. |
| 004.04.01.006 | Processo de aquisição de imóvel | Até a aprovação das contas | 5 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.02.001 | Cadastro do patrimônio imobiliário | Vigência | - | Guarda Permanente | As informações que alimentam o cadastro podem ser recuperadas no Dossiê de imóvel próprio do Estado e nos Processos de aquisição e alienação de imóveis, bem como nos de autorização, cessão, concessão e permissão de uso, e nos de comodato e transferência. |
| 004.04.02.002 | Desenho técnico | 5 | 20 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.02.003 | Dossiê de imóvel próprio do Estado | Vigência | - | Guarda Permanente | O documento é importante para assegurar direitos e preservar a memória institucional. |
| 004.04.02.004 | Livro de registro de títulos de domínio | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 004.04.02.005 | Mapa de georreferenciamento imobiliário e ambiental | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 004.04.02.006 | Memorial descritivo | 5 | 20 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.02.007 | Ofício referente ao cadastramento e defesa de bens imóveis | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.04.02.008 | Planta cartográfica de imóvel | 5 | 20 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.02.009 | Planta da edificação | 5 | 20 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.02.010 | Processo de contratação de seguro para imóveis | Até a aprovação das contas | 12 | Eliminação | Trata-se de cópia, pois o documento integra o Processo de aquisição ou de alienação de imóveis, que são de guarda permanente. |
| 004.04.02.011 | Processo de legitimação de posse | Vigência | - | Guarda Permanente | A vigência esgota-se com a emissão do título ou com a sua negativa, após exaurirem as instâncias recursais administrativas. Trata-se de processo administrativo posterior à ação judicial discriminatória, no qual é emitida ou negada a emissão do título de domínio. |
| 004.04.02.012 | Processo de reintegração de posse de imóvel | Vigência | 10 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.02.013 | Processo de restauração de imóvel | Até a aprovação das contas | 12 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.03.001 | Comprovante de titularidade imóvel | Até a aprovação das Contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.04.03.002 | Folha das locações de bens imóveis | Até a aprovação das Contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.04.03.003 | Laudo de avaliação de imóvel | 5 | - | Eliminação | Trata-se de cópia, pois o documento integra o Processo de aquisição ou de alienação de imóveis, que são de guarda permanente. |
| 004.04.03.004 | Processo de avaliação de bens imóveis | Vigência | 10 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.03.005 | Proposta de locação | Vigência | 12 | Eliminação | - |
| 004.04.03.006 | Relatório de visita de imóvel | 4 | - | Eliminação | Trata-se de cópia, pois o documento integra o Processo de aquisição ou de alienação de imóveis, que são de guarda permanente. |
| 004.04.03.007 | Termo de inspeção de imóvel | 4 | - | Eliminação | Trata-se de cópia, pois o documento integra o Processo de aquisição ou de alienação de imóveis, que são de guarda permanente. |
| 004.04.03.008 | Termo de recebimento das chaves do imóvel | Até a aprovação das Contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.04.04.001 | Autorização legislativa | Vigência | 12 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.04.002 | Edital de leilão | Vigência | 12 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.04.003 | Norma sobre procedimentos de locação de imóveis de terceiros | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 004.04.04.004 | Ofício referente à alienação de imóveis | 5 | - | Eliminação | - |
| 004.04.04.005 | Processo de aditivo de contrato de locação de imóveis | Até a aprovação das Contas | 12 | Eliminação | - |
| 004.04.04.006 | Processo de locação de imóvel para o Estado | Vigência | 12 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.04.007 | Processo de locação de imóvel próprio do Estado | Até a aprovação das Contas | 12 | Eliminação | Este Processo é regulamentado pelo Decreto n.º 35.734 de 2015, que estabelece normas para a locação de imóveis de terceiros pelo Poder Executivo do Estado da Paraíba. |
| 004.04.04.008 | Processo de pagamento de indenização de aluguel e danos a imóveis | Até a aprovação das Contas | 50 | Eliminação | - |
| 004.04.04.009 | Termo de cessão de uso de bem imóvel | Vigência | 10 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.04.010 | Termo de permissão de uso de bem imóvel | Vigência | 10 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.05.001 | Despacho de cessão/permissão/de aditivo de contrato | Vigência | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.04.05.002 | Dossiê relativo aos trabalhos da comissão de avaliação de bens imóveis | Vigência | 12 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.05.003 | Ofício solicitando demandas requeridas para o funcionamento administrativo do setor | Vigência | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original segue a temporalidade e destinação observada para o Processo. |
| 004.04.05.004 | Processo de alienação de imóvel | Vigência | 12 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.05.005 | Processo de leilão de bens imóveis | Vigência | 12 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.06.001 | Processo de cessão de uso de bens imóveis | Vigência | 10 | Eliminação | - |
| 004.04.06.002 | Processo de concessão de uso de bens públicos por particulares | Vigência | 12 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.06.003 | Processo de concessão de uso de imóvel | Vigência | 10 | Eliminação | - |
| 004.04.06.004 | Processo de doação de bens imóveis | Até a aprovação das Contas | 10 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.06.005 | Processo de empréstimo de imóvel | Vigência | 10 | Eliminação | - |
| 004.04.06.006 | Processo de permissão de uso de bens imóveis | Vigência | 10 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.06.007 | Processo de permissão de uso de imóvel | Vigência | 10 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.06.008 | Processo de permuta de bens imóveis | Vigência | 10 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.06.009 | Processo de permuta de imóvel | Vigência | 10 | Guarda Permanente | Documento importante para assegurar direitos e preservar a memória institucional. |
| 004.04.06.010 | Processo de recebimento de doação de bens imóveis | Vigência | 10 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.06.011 | Processo de transferência de imóvel | Vigência | 10 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.06.012 | Processo de uso de bens imóveis | Vigência | 12 | Guarda Permanente | - |
| 004.04.07.001 | Dossiê relativo aos trabalhos da Comissão de Regularização de Registro de Imóveis Públicos | Vigência | 10 | Guarda Permanente | Comissão de Regularização de Registro de Imóveis Públicos (CRRIP). É composto pelos documentos enviados pelos setores solicitados. |