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Tabela de Temporalidade Documental
Consulta de classificação e destinação de documentos
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| Código | Tipo do Documento | Prazo Corrente | Prazo Interm. | Destinação | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| 005.02.11.029 | Livro razão | Até a aprovação das contas | 5 | Guarda Permanente | Lei Federal n.º 5.172/1966 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195. O documento é importante para a preservação da memória institucional. |
| 005.02.11.030 | Nota de débito | Até a aprovação das Contas | 5 | Eliminação | - |
| 005.02.11.031 | Nota de Pagamento | Até a aprovação das contas | 10 | Eliminação | Nota de Pagamento (NP). |
| 005.02.11.032 | Nota fiscal | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 005.02.11.033 | Nota fiscal de produtos e de serviços | Até a aprovação das contas | 10 | Eliminação | Esse documento abrange a diversidade de notas: Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica - NFC-e, Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias - NF-e, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica - NFS-e e Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica - NF3e. Ajuste SINIEF 01/19, de 5 de abril de 2019 - Publicado no Diário Oficial da União (DOU) de 09.04.19, pelo Despacho 17/19. Ao integrar um processo o documento deverá obedecer à sua temporalidade e destinação. As cópias podem ser eliminadas após 1 (um) ano na própria unidade produtora. |
| 005.02.11.034 | Ofício de conciliação e devolução de recursos financeiros | Até a aprovação das contas | 20 | Eliminação | - |
| 005.02.11.035 | Relação das carteiras de ações | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 005.02.11.036 | Relação de ações negociadas | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 005.02.11.037 | Relatório contábil | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 005.02.11.038 | Relatório das atividades desenvolvidas com exposição sobre as demonstrações contábeis e os seus resultados | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 005.02.11.039 | Relatório de conciliação bancária | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 005.02.11.040 | Relatório de conciliação contábil | 4 | 5 | Eliminação | - |
| 005.02.11.041 | Relatório de saldo de contas correntes por unidade | 4 | - | Eliminação | - |
| 005.02.11.042 | Relatório do ativo imobilizado | 4 | 5 | Eliminação | Lei Federal n.º 5.172/1966 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195. |
| 005.02.11.043 | Relatório em ordem cronológica de pagamentos | Até a aprovação das contas | 5 | Eliminação | - |
| 005.03.01.001 | Minuta de Decreto para implementação de protocolo/convênio relativo à concessão de benefícios fiscais | Vigência | - | Eliminação | Esgota-se a vigência com a publicação do Decreto. |
| 005.03.01.002 | Minuta de Decreto sobre concessão de benefícios fiscais | Vigência | - | Eliminação | Esgota-se a vigência com a publicação do Decreto. |
| 005.03.01.003 | Parecer técnico sobre concessão de benefícios fiscais | 4 | 20 | Eliminação | - |
| 005.03.02.001 | Denúncias sobre fraude tributária | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 005.03.02.002 | Levantamento de dados de interesse tributário | Vigência | 50 | Eliminação | - |
| 005.03.02.003 | Relatório final de investigação fiscal | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 005.03.02.004 | Relatório parcial de investigação fiscal | Vigência | 10 | Eliminação | - |
| 005.03.02.005 | Relatório sobre análise de materiais e documentos objetos de apreensões | Vigência | 15 | Eliminação | - |
| 005.03.02.006 | Relatório sobre as ações de inteligência fiscal | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.01.01.001 | Instrução normativa sobre arquivos e documentos | Vigência | 5 | Guarda Permanente | Instrução normativa está relacionada a assuntos do tipo: • Designação de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). • Gestão de documentos, classificação, avaliação e tratamento técnico de documentos. • Controle sobre dados em cumprimento à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). • Relativo a arquivos e a documentos expedidos pelo Arquivo Público do Estado da Paraíba (APEPB). |
| 006.01.01.002 | Ofício encaminhando o processo de classificação e avaliação dos documentos da Administração Estadual | 4 | - | Eliminação | Acompanha o Processo de elaboração ou de atualização do Plano de Classificação de Documentos (PCD) e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD). |
| 006.01.01.003 | Portaria normativa sobre elaboração e revisão da normalização dos arquivos | Até a publicação no Diário Oficial do Estado | - | Guarda Permanente | Contém as determinações do Arquivo Público do Estado da Paraíba, acerca dos procedimentos relativos ao recolhimento, à transferência, à eliminação, ao tratamento técnico, à preservação, à difusão, entre outros, dos documentos produzidos pela administração direta e indireta do Estado da Paraíba. |
| 006.01.01.004 | Processo de revisão de regimento interno | Vigência | 5 | Guarda Permanente | Proposta de mudanças no regimento interno do Órgão. |
| 006.01.01.005 | Processo de revisão de regimento interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos | Enquanto tramita | 5 | Guarda Permanente | Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). |
| 006.01.01.006 | Processo de revisão de regimento interno do Órgão | Vigência | 5 | Guarda Permanente | - |
| 006.01.01.007 | Processo de encaminhamento do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Área-Fim do Órgão | Vigência | 5 | Guarda Permanente | A vigência esgota-se com a publicação do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Área-Fim no Diário Oficial do Estado (DOE). |
| 006.01.02.001 | Despacho de aprovação do Plano de Classificação de Documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | É expedido pelo Arquivo Público do Estado da Paraíba (APEPB). |
| 006.01.02.002 | Extrato da homologação do Plano de Classificação de Documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | É expedido pelo Órgão e relaciona-se ao Plano de Classificação de Documentos (PCD) da Área-Fim. |
| 006.01.02.003 | Ofício encaminhando o processo do Plano de Classificação de Documentos da Área-Fim do Órgão | 4 | 5 | Eliminação | Dirigido ao titular do Órgão pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), apresentando o Plano de Classificação de Documentos da Área-Fim. |
| 006.01.02.004 | Ofício solicitando análise e aprovação do Plano de Classificação de Documentos da Área-Fim e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Área-Fim do Órgão | 4 | - | Eliminação | Trata-se de cópia. O original acompanha o processo. Este documento é enviado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) de cada Órgão dirigido ao Arquivo Público do Estado da Paraíba, encaminhando solicitação de análise e de aprovação dos Instrumentos de Gestão de Documentos: o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e os Relatórios de Diagnóstico de Arquivo. |
| 006.01.02.005 | Plano de Classificação de Documentos da Área-Fim | Vigência | 5 | Guarda Permanente | - |
| 006.01.02.006 | Processo de elaboração e de revisão do Plano de Classificação de Documentos da Área-Meio | Vigência | 5 | Guarda Permanente | PCD da Área-Meio, contendo os setores da Secretaria de Estado de Governo (Segov), suas competências, suas atividades geradas e seus documentos. |
| 006.01.02.007 | Proposta de elaboração e de revisão do Plano de Classificação de Documentos da Área-Fim do Órgão | Até a publicação do Plano de Classificação de Documentos no Diário Oficial do Estado | 5 | Eliminação | São enviadas por cada Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) ao Arquivo Público do Estado da Paraíba e vão compor o Processo de elaboração e de revisão do PCD. |
| 006.02.01.001 | Ofício informando os processos de avaliação e destinação do Órgão | 4 | - | Eliminação | O original acompanha o Processo de elaboração ou atualização de Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. |
| 006.02.01.002 | Ofício tratando sobre avaliação e destinação dos documentos | 4 | - | Eliminação | O original acompanha o Processo de elaboração ou atualização de Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. |
| 006.02.01.003 | Processo de elaboração ou atualização de Plano de Classificação de Documentos e de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Área-Fim | Vigência | 5 | Guarda Permanente | Informa os Decretos Estaduais que tratam sobre elaboração ou atualização do Plano de Classificação de Documentos (PCD) e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD). A vigência esgota-se com a publicação do PCD e da TTDD no DOE. |
| 006.02.01.004 | Proposta de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | Proposta da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) da Área-Meio, contendo os setores, as competências, as atividades geradas e documentos, apresentada ao Arquivo Público do Estado da Paraíba (APEPB), para a construção da TTDD da Área-Meio para todo o Estado da Paraíba. A vigência esgota-se com a oficialização de nova TTDD, aprovada e homologada pelo APEPB. |
| 006.02.01.005 | Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Área-Fim | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.01.001 | Ata da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.01.002 | Comprovante de procedimento de fragmentação dos conjuntos documentais eliminados | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.01.003 | Edital de ciência de eliminação de documentos | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.01.004 | Ficha de Avaliação de Documentos | 4 | - | Guarda Permanente | Ficha de Avaliação de Documentos (FAD). Registra a existência dos documentos básicos do Órgão. Deve conter seu perfil histórico e as alterações geradas no decorrer das mudanças institucionais. |
| 006.03.01.005 | Listagem de eliminação de documentos | 4 | - | Guarda Permanente | Integra o processo de eliminação. Pode conter relações de documentos com o mesmo objetivo. |
| 006.03.01.006 | Listagem de recolhimento de documentos | 4 | - | Guarda Permanente | Integra o processo de recolhimento. Pode conter relações de documentos com o mesmo objetivo. |
| 006.03.01.007 | Listagem de transferência de documentos | 4 | - | Guarda Permanente | Integra o processo de transferência. Pode conter relações de documentos com o mesmo objetivo. |
| 006.03.01.008 | Microfilmes de fichas financeiras | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.01.009 | Processo de eliminação de documentos | Vigência | 5 | Guarda Permanente | A vigência esgota-se com a assinatura do Termo de eliminação de documentos. Integram o processo de eliminação de documentos, a relação de eliminação de documentos, a cópia do Edital de ciência de eliminação de documentos e o Termo de eliminação de documentos. |
| 006.03.01.010 | Processo de recolhimento de documentos | Vigência | 5 | Guarda Permanente | - |
| 006.03.01.011 | Processo de transferência de documentos | Vigência | 5 | Guarda Permanente | - |
| 006.03.01.012 | Processo sobre microfilmagem e digitalização de documentos | 5 | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.01.013 | Termo de classificação da informação | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.01.014 | Termo de eliminação de documentos | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.01.015 | Termo de recolhimento de documentos | 4 | - | Guarda Permanente | O Termo de recolhimento de documentos deve ser acompanhado pela relação de recolhimento de documentos e de eventuais instrumentos de controle e de pesquisa. |
| 006.03.01.016 | Termo de transferência de documentos | 4 | - | Guarda Permanente | O Termo de transferência de documentos deve ser acompanhado pela relação de transferência de documentos e de eventuais instrumentos de controle e de pesquisa. |
| 006.03.02.001 | Ata de reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.02.002 | Convite para reunião | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.03.02.003 | Aviso da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.03.02.004 | Diagnóstico de Massa Documental Acumulada | Vigência | 2 | Guarda Permanente | Massa Documental Acumulada (MDA). Lei Estadual n.º 11.263 de 29 de dezembro de 2018, art. 37, que diz respeito ao tratamento técnico, ao acondicionamento, à notação, à preservação e ao arquivamento dos documentos. |
| 006.03.02.005 | Dossiê relativo aos trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos | Vigência | 12 | Guarda Permanente | A vigência esgota-se quando, oficialmente, houver extinção, dissolução, fusão, cisão, incorporação, transformação ou privatização do Órgão/Entidade. Constam no Dossiê: cópia do ato de criação da Comissão, das atas, dos ofícios, dos relatórios, e dos demais documentos produzidos e recebidos pela Comissão de Avaliação de Documentos. |
| 006.03.02.006 | Manual de aplicação de Plano de Classificação de Documentos e de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Área-Meio | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.02.007 | Manual de preservação documental | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.02.008 | Manual de metodologia sobre tratamento técnico dos documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | Aprovado pelo Arquivo Público do Estado da Paraíba (APEPB) e enviado aos Órgãos da administração direta e indireta. |
| 006.03.02.009 | Manual sobre a metodologia de aplicação dos Instrumentos de Gestão de Documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.02.010 | Norma técnica sobre preservação de documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | Textos que tratam sobre tratamento técnico, acondicionamento, notação, preservação e arquivamento dos documentos. |
| 006.03.02.011 | Plano de Classificação de Documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | Instrumentos de Gestão de Documentos: Plano de Classificação dos Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD). |
| 006.03.02.012 | Portaria sobre designação de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.02.013 | Projeto sobre Gestão de Documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.02.014 | Quadro de classificação dos documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.02.015 | Regimento interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.03.02.016 | Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | Instrumentos de Gestão de Documentos: Plano de Classificação dos Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD). |
| 006.04.01.001 | Cadastro de usuários | Vigência | - | Guarda Permanente | Pesquisadores internos e externos. |
| 006.04.01.002 | Catálogo de documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.04.01.003 | Ficha catalográfica | Vigência | - | Guarda Permanente | Lei Federal n.º 10.753/2003. A vigência esgota-se com a elaboração de uma nova ficha ou quando ocorrer a baixa patrimonial. |
| 006.04.01.004 | Guia geral do arquivo do Órgão | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.04.01.005 | Índice dos documentos de arquivo | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.04.01.006 | Índice remissivo | Vigência | - | Guarda Permanente | Deverá conter a descrição geral do tipo de acervo a ser tratado pelo Guia: arquivístico, bibliográfico, museológico, artístico. |
| 006.04.01.007 | Inventário analítico dos documentos | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.04.01.008 | Inventário geral do arquivo | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 006.04.01.009 | Mapa topográfico de arquivo | Vigência | 2 | Guarda Permanente | - |
| 006.04.01.010 | Mapa topográfico de museu ou de sala de exposição | Vigência | 2 | Guarda Permanente | - |
| 006.04.02.001 | Dossiê de conservação ou de restauração de acervo arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico | Vigência | 10 | Guarda Permanente | A vigência esgota-se com a conclusão do procedimento. |
| 006.04.02.002 | Dossiê de diagnóstico de acervo arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico | 5 | - | Guarda Permanente | - |
| 006.04.02.003 | Dossiê de exposição de acervo arquivístico, bibliográfico, museológico, artístico | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.04.02.004 | Formulário de consulta de livros ou de documentos | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.04.02.005 | Formulário de empréstimo de livros ou de documentos | Vigência | - | Eliminação | A vigência esgota-se com a devolução do documento. |
| 006.04.02.006 | Formulário de empréstimo entre bibliotecas | Vigência | 20 | Eliminação | A vigência esgota-se com a devolução da obra ao acervo. |
| 006.04.02.007 | Formulário de reprodução de documento | 4 | - | Eliminação | - |
| 006.04.02.008 | Formulário solicitando reprodução de documento | 4 | 10 | Eliminação | - |
| 006.04.02.009 | Ofício de transferência de acervo para novo local de guarda | Vigência | 5 | Guarda Permanente | Acervo: arquivístico/bibliográfico/museológico/artístico. O local de guarda pode ser temporário ou definitivo. |
| 006.04.02.010 | Ofício relativo à aquisição de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico | Vigência | 5 | Eliminação | Trata-se de cópia, pois o documento original integra o Processo de aquisição de acervo arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico. |
| 006.04.02.011 | Processo de aquisição de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico | Vigência | 5 | Guarda Permanente | Lei Federal n.º 8.666/1993, arts. 14 ao 16 e 89 ao 98; Lei Federal n.º 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Decreto-Lei Federal n.º 2.848/1940 (Código Penal), art. 109. |
| 006.04.02.012 | Processo de declaração de interesse público e social de acervo privado de pessoa física ou jurídica | Enquanto tramita | - | Guarda Permanente | Poderá ser aberto pelo titular do Órgão, quando se fizer necessário e a sua conclusão ocorrerá quando a direção do Arquivo Público do Estado da Paraíba (APEPB) assinar o seu encerramento. Deverá ser arquivado pelo APEPB, após conclusão da sua tramitação. |
| 006.04.02.013 | Processo de empréstimo de acervo bibliográfico, museológico ou artístico | Vigência | 5 | Guarda Permanente | - |
| 006.04.02.014 | Processo de transferência de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico | Vigência | 5 | Guarda Permanente | A vigência esgota-se com a transferência da obra de arte, do documento bibliográfico ou museológico. |
| 006.04.02.015 | Quadro de substituição e de cancelamento de títulos de obras | Vigência | 5 | Guarda Permanente | - |