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Tabela de Temporalidade Documental
Consulta de classificação e destinação de documentos
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| Código | Tipo do Documento | Prazo Corrente | Prazo Interm. | Destinação | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| 001.02.02.005 | Expediente de solicitação de orientação técnica | Vigência | 10 | Eliminação | Trata-se de documento composto que tramita para solicitar orientações técnicas ao Órgão competente. A vigência esgota-se com a conclusão da orientação técnica. Os documentos gerados a partir do expediente serão organizados em dossiê. |
| 001.02.02.006 | Manual de orientação nas relações com as agências contratadas | Vigência | 5 | Eliminação | - |
| 001.02.02.007 | Manual técnico de procedimentos ou do usuário | Vigência | 2 | Guarda Permanente | A vigência esgota-se com a elaboração de um novo manual. Visa à adoção de orientações internas ao Órgão. É de responsabilidade de elaboração da Chefia de Gabinete e é compartilhado com outros Órgãos como: a Controladoria Geral do Estado (CGE) e o Tribunal de Contas do Estado (TCE), visando-se eliminar contradições de normatização. |
| 001.02.02.008 | Manual técnico de procedimentos relativo à comunicação institucional do governo e da identidade visual | Vigência | 2 | Guarda Permanente | - |
| 001.02.02.009 | Nota técnica padronizando procedimentos administrativos internos ao Órgão | Vigência | 2 | Guarda Permanente | Pode ser assinada pelo titular do Órgão ou servidor por ele designado. |
| 001.02.02.010 | Nota técnica sobre regulamentação do uso dos canais institucionais de comunicação e publicidade | Vigência | 2 | Guarda Permanente | Pode ser assinada pelo titular do Órgão ou servidor por ele designado. |
| 001.02.02.011 | Ofício circular informando normas e procedimentos sobre o controle interno | Vigência | 10 | Eliminação | - |
| 001.02.02.012 | Ofício circular solicitando relatório de atividades anuais realizadas | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 001.02.02.013 | Ofício encaminhando formulário para a análise de conformidade | 4 | 4 | Eliminação | Trata-se de cópia. O original fica no Processo de auditoria interna e segue a sua temporalidade e destinação. |
| 001.02.02.014 | Ofício encaminhando solicitações do Programa de Apoio à Gestão e Integração dos Fiscos no Brasil II | 4 | - | Guarda Permanente | Programa de Apoio à Gestão e Integração dos Fiscos no Brasil II (Profisco II). |
| 001.02.02.015 | Ofício solicitando auditoria da Controladoria Geral do Estado | 5 | - | Guarda Permanente | - |
| 001.02.02.016 | Ofício solicitando orientação técnica | Vigência | 10 | Eliminação | O presente documento visa buscar orientação junto aos Órgãos estaduais sobre detalhes técnicos para construção de manual. Trata-se de documento composto que tramita para solicitar orientações técnicas ao Órgão competente. A vigência esgota-se com a conclusão da orientação técnica. Os documentos gerados a partir do expediente serão organizados em dossiê. |
| 001.02.02.017 | Planilha de acompanhamento de convênio | Vigência | 5 | Guarda Permanente | - |
| 001.02.02.018 | Planilha de acompanhamento do Programa de Apoio à Gestão e Integração dos Fiscos no Brasil II | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 001.02.02.019 | Planilha semanal de controle e acompanhamento de processos administrativos e licitatórios | 4 | 5 | Eliminação | - |
| 001.02.02.020 | Processo de auditoria | Vigência | 5 | Guarda Permanente | A vigência é o tempo de sua tramitação. |
| 001.02.02.021 | Processo de constituição de comissão, conselho ou grupo de trabalho | Vigência | 5 | Eliminação | Seu arquivamento ocorrerá juntamente com os demais documentos produzidos e acumulados por/pela: comissão, conselho ou grupo de trabalho. É aberto pelo setor solicitante e, após a publicação da portaria, a Chefia de Gabinete procede a devolução do processo ao setor e guarda cópia da portaria. |
| 001.02.02.022 | Processo de correição | Vigência | 50 | Eliminação | Lei Federal n.º 10.406/2002 (Código Civil), art. 205. A vigência esgota-se com o término da apuração. É aberto pela Corregedoria Fiscal. A vigência esgota-se com o término da apuração. |
| 001.02.02.023 | Processo de prestação de contas anual do Órgão ao Tribunal de Contas do Estado da Paraíba | Até a aprovação das contas | 5 | Guarda Permanente | Tribunal de Contas do Estado da Paraíba (TCE-PB). O documento é importante para a preservação da memória institucional. |
| 001.02.02.024 | Processo de prestação de contas anual do Estado da Paraíba ao Tribunal de Contas | Até a aprovação de contas | 5 | Guarda Permanente | Trata-se de cópia. O original fica arquivado no TCE. |
| 001.02.02.025 | Processo de prestação de contas do Fundo de Apoio ao Desenvolvimento da Administração Tributária | Vigência | 5 | Guarda Permanente | Fundo de Apoio ao Desenvolvimento da Administração Tributária (Fadat). |
| 001.02.02.026 | Proposta técnica | Vigência | 1 | Eliminação | O documento é importante para a preservação da memória institucional. |
| 001.02.02.027 | Proposta técnica do Programa de Apoio à Gestão e Integração dos Fiscos no Brasil II | Vigência | 1 | Eliminação | - |
| 001.02.02.028 | Proposta técnica para Orçamento Democrático | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 001.02.02.029 | Proposta técnica para Programas Parcerias Público-Privadas | Vigência | 1 | Eliminação | Programas Parcerias Público-Privadas (PPP). |
| 001.02.02.030 | Regulamento da ouvidoria geral | 4 | 5 | Eliminação | Trata-se de cópia. É arquivado na Gerência Operacional de Atos Governamentais, ligada à Secretaria de Estado de Governo. *A Guarda Permanente só será justificada se o documento foi produzido ou tratar sobre o Órgão. |
| 001.02.02.031 | Relatório anual de atividades | 5 | - | Guarda Permanente | O documento é importante para a preservação da memória institucional. |
| 001.02.02.032 | Relatório anual de atividades do Órgão | 5 | - | Guarda Permanente | - |
| 001.02.02.033 | Relatório anual de atividades do Órgão, Entidade ou Empresa | 5 | 5 | Guarda Permanente | É produzido pelos setores e por eles preservado. O documento é importante para a preservação da memória institucional. |
| 001.02.02.034 | Relatório anual do setor do Órgão para o Plano de Contratação Anual | 5 | - | Guarda Permanente | Plano de Contratação Anual (PCA). |
| 001.02.02.035 | Relatório de acompanhamento de acordo | Vigência | 5 | Guarda Permanente | A vigência encerra-se com o término do acordo bilateral. |
| 001.02.02.036 | Relatório de acompanhamento de contrato | Vigência | 5 | Eliminação | Lei Federal n.º 8.666/1993, art. 67. Trata-se de cópia. A vigência encerra-se com o término do contrato. O documento original integra o Processo de contratação. |
| 001.02.02.037 | Relatório de acompanhamento de convênio | Vigência | 5 | Guarda Permanente | É feito pelo gestor do convênio, quando há necessidade de prorrogação do convênio. É inserto ao processo. A vigência encerra-se com o término do acordo bilateral. |
| 001.02.02.038 | Relatório de acompanhamento de protocolo de intenções | Vigência | 5 | Guarda Permanente | A vigência encerra-se com o término do acordo bilateral. |
| 001.02.02.039 | Relatório de acompanhamento de termo de cooperação | Vigência | 5 | Guarda Permanente | É feito pelo gestor do termo de cooperação, quando há necessidade de prorrogação do termo de cooperação É inserto ao processo. A vigência encerra-se com o término do acordo bilateral. |
| 001.02.02.040 | Relatório de acompanhamento de termo de parceria | Vigência | 5 | Guarda Permanente | É feito pelo gestor do termo de parceria, quando há necessidade de prorrogação do termo. É inserto ao processo. A vigência encerra-se com o término do acordo bilateral. |
| 001.02.02.041 | Relatório de consumo de material | 5 | - | Guarda Permanente | É feito pelo almoxarifado e enviado para compor o Plano de Contratação Anual (PCA) do Órgão. |
| 001.02.02.042 | Relatório de final de mandato - prestação de contas | Até a aprovação das contas | 5 | Guarda Permanente | O documento é importante para a preservação da memória institucional. |
| 001.02.02.043 | Relatório de gestão da Secretaria | 5 | - | Guarda Permanente | Está ligado às atividades de planejamento estratégico. |
| 001.02.02.044 | Relatório de gestão do Órgão | 5 | - | Guarda Permanente | Está ligado às atividades de planejamento estratégico desenvolvido pelo Órgão. |
| 001.02.02.045 | Relatório de gestão estratégica | 5 | - | Eliminação | - |
| 001.02.02.046 | Relatório de reunião | 4 | 4 | Eliminação | - |
| 001.02.02.047 | Relatório de reunião interna | Vigência | 10 | Eliminação | Trata-se de documento composto que tramita para solicitar orientações técnicas ao órgão competente. A vigência esgota-se com a conclusão da orientação técnica Os documentos gerados a partir do expediente serão organizados em dossiê. |
| 001.02.02.048 | Relatório periódico de atividades | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 001.02.02.049 | Relatório semestral de atividades do Programa de Apoio à Gestão e Integração dos Fiscos no Brasil II | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 001.02.02.050 | Relatórios de atividades especiais | 5 | - | Guarda Permanente | São produzidos como resultado de estudos e pesquisas demandados pelos setores do Órgão. |
| 001.02.02.051 | Termo de adesão | 4 | 4 | Eliminação | Dirigido ao Fórum Paraibano de Ouvidorias Públicas e Privadas (FOPO) e também é enviado à Rede Nacional das Ouvidorias (Renouv). |
| 001.02.03.001 | Demonstrativo da receita tributária | 4 | 4 | Eliminação | Análise retrospectiva – diacrônica/horizontal e sincrônica/participativa. As duas planilhas contêm os indicadores de resultados alcançados e das metas das arrecadações institucionais, por impostos e por unidades de arrecadação. |
| 001.02.03.002 | Memorando tratando de assunto tributário | 4 | 4 | Eliminação | - |
| 001.02.03.003 | Ofício encaminhando à elaboração das peças orçamentárias | 4 | 4 | Eliminação | Deverão ser preservados os ofícios encaminhados/recebidos, tratando de monitoramento de cobranças que envolvem captação de recursos, de prestação de contas anual, de cessão de servidor, de serviços prestados ao Órgão, de acompanhamento de conformidade, entre outros. |
| 001.02.03.004 | Ofício encaminhando à Prestação de Contas Anual do Órgão ao Tribunal de Contas do Estado | 4 | 4 | Eliminação | - |
| 001.02.03.005 | Ofício informando a cessão de servidores | 4 | 4 | Eliminação | Deverão ser preservados os ofícios encaminhados/recebidos, tratando de monitoramento de cobranças que envolvem captação de recursos, de prestação de contas anual, de cessão de servidor, de serviços prestados ao Órgão, de acompanhamento de conformidade, entre outros. |
| 001.02.03.006 | Ofício informando a concessão de férias | 4 | 4 | Eliminação | Deverão ser preservados os ofícios encaminhados/recebidos, tratando de monitoramento de cobranças que envolvem captação de recursos, de prestação de contas anual, de cessão de servidor, de serviços prestados ao Órgão, de acompanhamento de conformidade, entre outros. |
| 001.02.03.007 | Ofício solicitando a elaboração das peças orçamentárias | 4 | 4 | Eliminação | Especificamente devem ser preservados os ofícios internos relacionados à elaboração das peças orçamentárias, de requisição de informações para a Prestação de Contas Anual (PCA), de concessão de férias de servidor e de cessão de servidores. |
| 001.02.03.008 | Ofício solicitando a prestação de contas anual | 4 | 4 | Eliminação | Deverão ser preservados os ofícios encaminhados/recebidos, tratando de monitoramento de cobranças que envolvem captação de recursos, de prestação de contas anual, de cessão de servidor, de serviços prestados ao Órgão, de acompanhamento de conformidade, entre outros. |
| 001.02.03.009 | Ofício solicitando diárias e passagens | 4 | 4 | Eliminação | - |
| 001.02.03.010 | Ofício solicitando informações para compor a prestação de contas anual | 4 | 4 | Eliminação | Deverão ser preservados os ofícios encaminhados/recebidos, tratando de monitoramento de cobranças que envolvem captação de recursos, de prestação de contas anual, de cessão de servidor, de serviços prestados ao Órgão, de acompanhamento de conformidade, entre outros. |
| 001.02.03.011 | Parecer da ouvidoria | 4 | - | Eliminação | A vigência esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal. O parecer pode integrar o processo administrativo para apuração de denúncias. A preservação estará condicionada existência de fatores considerados importantes para sua guarda. |
| 001.02.03.012 | Parecer técnico acerca de consulta sobre tributação | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 001.02.03.013 | Planilha sobre estimativa de tributos | 4 | 4 | Eliminação | Terá que apresentar três (3) características: 1. fazer o diagnóstico da arrecadação. 2. apresentar as análises e as estimativas do desempenho futuro da arrecadação. 3. apresentar considerações sobre as evidências constatadas nas características anteriores. |
| 001.02.03.014 | Relatório de conformidade | 4 | - | Guarda Permanente | Visa melhorar a eficiência de cada setor. Retrata o cotidiano do trabalho do controle interno. |
| 001.02.03.015 | Relatório do desempenho da arrecadação e prospecção futura | 4 | 4 | Eliminação | Terá que apresentar três (3) características: 1. fazer o diagnóstico da arrecadação. 2. apresentar as análises e as estimativas do desempenho futuro da arrecadação. 3. apresentar considerações sobre as evidências constatadas nas características anteriores. |
| 001.02.04.001 | Carta de serviços públicos prestados pelo Estado | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 001.02.04.002 | Carta-resposta | 4 | - | Eliminação | Trata-se de cópia, pois o documento foi encaminhado ao interessado. Os serviços de ouvidoria, encontram-se na mão de servidor especificamente indicado para esta atividade através de portaria emitida pelo Secretário(a). É Correspondente da Ouvidoria Geral do Estado para apoiar os trabalhos de correspondente da Ouvidoria. |
| 001.02.04.003 | Código de ética | Vigência | - | Guarda Permanente | A vigência esgota-se com a publicação de um novo código. |
| 001.02.04.004 | Despacho encaminhando reclamações ou sugestões à autoridade competente | Vigência | 2 | Eliminação | - |
| 001.02.04.005 | Expediente de acompanhamento da denúncia | Vigência | 2 | Eliminação | Sistema Eletrônico de Informações ao Cidadão (e-SIC). Todas as informações solicitadas e suas respostas estão registradas no e-SIC. A vigência esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal. |
| 001.02.04.006 | Expediente de acompanhamento da reclamação | Vigência | 2 | Eliminação | - |
| 001.02.04.007 | Expediente de acompanhamento da sugestão | Vigência | 2 | Eliminação | - |
| 001.02.04.008 | Ficha de acompanhamento de denúncias, de reclamações ou de sugestões | 4 | - | Eliminação | As informações constam do relatório anual de atividades da ouvidoria. |
| 001.02.04.009 | Folder sobre serviços da ouvidoria | Vigência | - | Guarda Permanente | - |
| 001.02.04.010 | Formulário de denúncia, de reclamação ou de sugestão sobre serviço público | 2 | - | Eliminação | - |
| 001.02.04.011 | Formulário de registro de demanda | 2 | - | Eliminação | Formulário eletrônico. Deve ser preenchido dentro do Sistema de Ouvidoria Geral do Estado (SOGE). É o único formulário existente para os serviços de atendimento da SOGE e da Rede de Ouvidorias. |
| 001.02.04.012 | Lista de reclamações contra Órgãos públicos | 4 | 5 | Eliminação | Lei Federal n.º 13.460/2017, arts. 14 e 15. |
| 001.02.04.013 | Ofício circular sobre orientações administrativas | 4 | 5 | Eliminação | - |
| 001.02.04.014 | Ofício encaminhando reclamações ou sugestões à autoridade competente | 4 | - | Eliminação | - |
| 001.02.04.015 | Ofício informando sobre fiscalização e avaliação das decisões, normas e diretrizes do Órgão | 4 | 5 | Eliminação | - |
| 001.02.04.016 | Relatório gerencial diário ao Governador | 5 | - | Eliminação | O SOGE utiliza-se do Sistema de Gestão Eletrônica que fica custodiado pela Companhia de Processamento de Dados (Codata). Apresenta-se na forma de painel de ouvidoria e representa o relato diário da Ouvidoria Geral disponibilizado ao Gabinete do Governador. |
| 001.02.04.017 | Processo para apuração de denúncia | Enquanto tramita | - | Guarda Permanente | A partir do documento de denúncia ou reclamação externa, é aberto o processo, que segue para providências internas ou externas à Controladoria Geral do Estado. A apuração das denúncias não é prerrogativa da Ouvidoria ,e sim do Órgão ao qual a demanda está destinada. A ouvidoria apenas acompanha o processo de apuração e só abre processo de apuração para as demandas ligadas diretamente a ela. Esse processo é aberto a partir de uma portaria da Corregedoria para averiguação. A vigência esgota-se com o término da apuração ou com a prescrição criminal. |
| 001.02.04.018 | Quadro geral de serviços públicos prestados pelo Estado | 4 | - | Guarda Permanente | Lei Federal n.º 13.460/2017, arts. 14 e 15. |
| 001.02.04.019 | Relatório estatístico de reclamações | 4 | 5 | Eliminação | Lei Federal n.º 13.460/2017, arts. 14 e 15. |
| 001.02.05.001 | Relatório de reclamações | 4 | 5 | Eliminação | Sistema de Informação do Cidadão (SIC). |
| 001.02.05.002 | Relatório de avaliação de serviços públicos | 4 | 5 | Guarda Permanente | - |
| 001.03.01.001 | Agenda de compromissos do titular | 5 | - | Eliminação | - |
| 001.03.01.002 | Agenda de compromissos oficiais | 5 | - | Eliminação | - |
| 001.03.01.003 | Ata de reunião | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 001.03.01.004 | Ata de sessão | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 001.03.01.005 | Carta de representação | Vigência | - | Eliminação | - |
| 001.03.01.006 | Comunicado de agendamento de audiência | Vigência | - | Eliminação | A vigência esgota-se com a realização da audiência. |
| 001.03.01.007 | Comunicado de audiência | Vigência | - | Eliminação | A vigência esgota-se com a realização da audiência. |
| 001.03.01.008 | Convite de evento do Órgão | 4 | - | Guarda Permanente | Relativo à ocorrência de evento no Órgão. |
| 001.03.01.009 | Convite recebido | Vigência | - | Eliminação | A vigência esgota-se com a realização do evento. |
| 001.03.01.010 | Dossiê de reunião | 4 | - | Guarda Permanente | - |
| 001.03.01.011 | Mala direta | Vigência | - | Eliminação | - |
| 001.03.01.012 | Ofício de solicitação de audiência | 4 | - | Eliminação | Com solicitação de agendamento de audiência ou de convocação para reunião |
| 001.03.01.013 | Ofício autorizando funcionário ou servidor a conceder entrevista à imprensa | 4 | - | Eliminação | - |
| 001.03.01.014 | Ofício convocando para reunião | 4 | - | Eliminação | - |
| 001.03.01.015 | Ofício solicitando agendamento de audiência | 4 | - | Eliminação | - |
| 001.03.01.016 | Pauta de compromissos | Vigência | - | Eliminação | A vigência esgota-se com o cumprimento dos compromissos. |
| 001.03.01.017 | Pauta de reunião | Vigência | - | Eliminação | O documento poderá ser eliminado se suas informações constarem na Ata de reunião. |