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Tabela de Temporalidade Documental

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Código Tipo do Documento Prazo Corrente Prazo Interm. Destinação Observação
003.01.01.002 Plano de Cargos e Carreira e Remuneração Vigência 5 Guarda Permanente Plano de Cargos e Carreira e Remuneração (PCCR).
003.01.01.003 Processo de estudo de política salarial 5 - Guarda Permanente -
003.01.01.004 Processo de estudo para aperfeiçoamento de métodos e técnicas de recrutamento e seleção 5 - Guarda Permanente -
003.01.01.005 Processo de estudo para classificação de cargos e funções 5 - Guarda Permanente -
003.01.01.006 Processo de estudo para definição das exigências, requisitos, interstícios e demais procedimentos aplicáveis ao acesso 5 - Guarda Permanente -
003.01.01.007 Processo de estudo para subsidiar as políticas de recrutamento e seleção 5 - Guarda Permanente -
003.01.01.008 Processo de estudo sobre a necessidade de cursos 5 - Eliminação -
003.01.01.009 Processo de planejamento anual de concursos públicos e seleção 5 - Eliminação -
003.01.01.010 Processo de proposta de contratação e qualificação de recursos humanos 5 - Eliminação -
003.01.01.011 Processo de proposta de padrão de lotação de pessoal 5 - Eliminação -
003.01.01.012 Relatório de pesquisa sobre mercado de trabalho 5 5 Eliminação -
003.01.01.013 Relatório técnico de dimensionamento do quadro de pessoal 5 - Guarda Permanente Este documento tem por objetivo evidenciar a necessidade de demonstrar a defasagem no quadro de pessoal.
003.01.02.001 Decreto de extinção de postos de trabalho Vigência 5 Eliminação É arquivado na Gerência Operacional de Atos Governamentais, ligada à Secretaria de Estado de Governo (Segov). *A guarda permanente só será justificada se o documento foi produzido ou tratar sobre o Órgão.
003.01.02.002 Decreto de fixação de postos de trabalho Vigência 5 Eliminação É arquivado na Gerência Operacional de Atos Governamentais, ligada à Secretaria de Estado de Governo. *A guarda permanente só será justificada se o documento foi produzido ou tratar sobre o Órgão.
003.01.02.003 Decreto de relotação de postos de trabalho Vigência 5 Eliminação É arquivado na Gerência Operacional de Atos Governamentais, ligada à Secretaria de Estado de Governo. *A guarda permanente só será justificada se o documento foi produzido ou tratar sobre o Órgão.
003.01.02.004 Ficha de cadastro de cargos e funções Vigência 5 Guarda Permanente -
003.01.02.005 Organograma funcional Vigência 5 Guarda Permanente -
003.01.02.006 Parecer administrativo sobre cargos e funções 5 - Eliminação -
003.01.02.007 Parecer jurídico sobre cargos e funções 5 - Eliminação -
003.01.02.008 Parecer técnico sobre cargos e funções 5 - Eliminação -
003.01.02.009 Parecer técnico sobre classificação e cadastramento de cargos e funções Vigência 30 Eliminação -
003.01.02.010 Processo de alteração de grade Vigência 5 Eliminação -
003.01.02.011 Processo de criação de cargo Vigência 5 Eliminação -
003.01.02.012 Processo de extinção de cargo Vigência 5 Guarda Permanente -
003.01.02.013 Processo de identificação e de classificação de função Vigência 5 Guarda Permanente -
003.01.02.014 Processo de transformação de cargo Vigência 5 Guarda Permanente -
003.01.02.015 Quadro anual de pessoal, de cargos criados, providos e vagos 5 5 Eliminação -
003.01.02.016 Quadro de cargos e funções 5 5 Guarda Permanente -
003.01.02.017 Quadro de classificação de cargos e funções Vigência 5 Guarda Permanente -
003.01.02.018 Relatório mensal de cargos e funções 5 5 Eliminação -
003.02.01.001 Currículo de candidato a emprego público 5 - Eliminação -
003.02.01.002 Ficha de inscrição de candidato a emprego público 5 - Eliminação -
003.02.01.003 Livro de registro de concurso público Vigência - Guarda Permanente A vigência perdura até completar o livro.
003.02.01.004 Portaria administrativa de instituição da comissão para concurso público Até a aprovação de contas 20 Eliminação A vigência se encerra quando da homologação pelo Tribunal de Contas do Estado (TCE).
003.02.01.005 Processo de abertura de concurso público para provimento de cargo mediante nomeação 5 95 Eliminação -
003.02.01.006 Processo de abertura de concurso para preenchimento de função-atividade mediante admissão 5 95 Eliminação -
003.02.01.007 Processo de abertura de concurso para prestação voluntária de serviços 5 95 Eliminação -
003.02.01.008 Processo de abertura de concurso seletivo especial ou concurso interno 5 95 Eliminação -
003.02.01.009 Processo de aproveitamento de remanescentes de concurso público 5 - Eliminação -
003.02.01.010 Processo referente aos programas de recrutamento e seleção Vigência 5 Eliminação -
003.02.01.011 Processo seletivo de concurso público (provas e gabaritos) 5 95 Eliminação -
003.02.01.012 Relação das admissões por concurso público ou processo seletivo Até a aprovação das contas 5 Eliminação -
003.02.01.013 Relação das contratações por tempo determinado Até a aprovação das contas 5 Eliminação -
003.02.01.014 Relação de servidores e funcionários cedidos à Organização Social Até a aprovação das contas 5 Eliminação -
003.02.02.001 Atestado de frequência em curso 5 - Eliminação Este documento compõe o Dossiê do curso.
003.02.02.002 Cadastro de instrutores e instituições especializadas em ensino e treinamento Vigência - Eliminação Inclui também cursos e estágios desenvolvidos na Polícia Militar do Estado.
003.02.02.003 Calendário de Cursos e Estágios 5 5 Guarda Permanente Calendário de Cursos e Estágios (CCE).
003.02.02.004 Cronograma de cursos 5 5 Eliminação -
003.02.02.005 Dossiê de curso 5 5 Guarda Permanente Integram o dossiê do material didático, a lista de presença, a pesquisa de opinião de funcionários e o material de divulgação.
003.02.02.006 Ofício informando as necessidades de treinamento de pessoal 5 - Eliminação Este Oficio contém o levantamento das necessidades de treinamento do pessoal do Órgão para o ano subsequente.
003.02.02.007 Ofício solicitando capacitação para os servidores 5 - Eliminação -
003.02.02.008 Plano de atividades de desenvolvimento e capacitação Vigência 5 Guarda Permanente -
003.02.02.009 Processo de autorização de curso Vigência 5 Eliminação -
003.02.02.010 Processo de capacitação de recursos humanos do Órgão 5 5 Eliminação -
003.02.02.011 Processo de concessão de bolsa de estudo Vigência 5 Eliminação -
003.02.02.012 Processo de concessão de bolsa de estudo a servidor do Órgão Vigência 10 Eliminação A vigência esgota-se com a quitação do financiamento.
003.02.02.013 Processo de concurso para admissão em cursos da Academia da Policia Militar Vigência 5 Eliminação -
003.02.02.014 Relatório de avaliação de curso de capacitação ou qualificação técnica 5 - Eliminação -
003.02.02.015 Relatório de desempenho de participantes de cursos 5 - Eliminação -
003.02.02.016 Relatório mensal de custos com cursos Até a aprovação das contas 5 Eliminação -
003.03.01.001 Averbação de tempo de serviço Vigência 60 Eliminação -
003.03.01.002 Cadastro de matrícula de estagiário 5 5 Indefinido -
003.03.01.003 Certidão de tempo de contribuição para efeito de aposentadoria 5 50 Eliminação -
003.03.01.004 Certificado de seguro de estagiário Vigência 5 Eliminação -
003.03.01.005 Declaração de exercício de estagiário para abertura de conta bancária Vigência 5 Eliminação Trata-se de cópia. O original ficava no Processo. Atualmente, não se utiliza este Documento.
003.03.01.006 Declaração de exercício funcional Vigência 95 Eliminação Integra o Dossiê do servidor.
003.03.01.007 Declaração de frequência do estagiário 5 5 Eliminação Integra o Dossiê do estagiário.
003.03.01.008 Declaração de matrícula da Instituição de Ensino Vigência 5 Eliminação É trazido pelo aluno para confirmar que se encontra matriculado em Instituição de Ensino. É arquivado no Dossiê do estagiário.
003.03.01.009 Declaração de Tempo de Contribuição ao Regime Próprio de Previdência Social 5 50 Eliminação Declaração de Tempo de Contribuição (DTC). Regime Próprio de Previdência Social (RPPS).
003.03.01.010 Declaração de Tempo de Contribuição para auxílio saúde do servidor do Órgão 5 50 Eliminação -
003.03.01.011 Declaração de Tempo de Contribuição para fins de obtenção de benefício junto à Junta Médica 5 5 Eliminação -
003.03.01.012 Declaração de Tempo de Contribuição para fins de obtenção de benefício junto ao Instituto Nacional do Seguro Social 5 5 Eliminação Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
003.03.01.013 Declaração referente à elaboração e ao registro de atos relativos à vida funcional 5 - Eliminação -
003.03.01.014 Demonstrativo do tempo averbado no serviço privado 5 50 Eliminação -
003.03.01.015 Demonstrativo do tempo averbado no serviço público 5 50 Eliminação -
003.03.01.016 Demonstrativo do tempo de contribuição 5 - Eliminação Trata-se de cópia. O original é um formulário que resulta de consulta junto ao Sistema da Companhia de Processamento de Dados (Codata) da Paraíba, sobre o servidor, e que é baixada em PDF e anexada ao processo do requerente.
003.03.01.017 Dossiê do estagiário Vigência 30 Eliminação -
003.03.01.018 Dossiê do servidor Vigência 95 Eliminação A vigência esgota-se com o rompimento do vínculo jurídico com o Estado. O prazo máximo de guarda é de cem (100) anos.
003.03.01.019 Ficha de registro individual Vigência 95 Eliminação Apenas os servidores que ingressaram no serviço público até o ano de 2000 possuem esta ficha – ficha de papel. Atualmente, a consulta é feita sobre material digitalizado em sistema. A vigência se encerra com a aposentadoria ou a saída da instituição.
003.03.01.020 Ficha funcional Vigência 95 Eliminação Integra o Dossiê do servidor
003.03.01.021 Ficha-Processo de cadastro para implantação de vale-transporte Vigência 10 Eliminação -
003.03.01.022 Folha de pagamento de estágio 5 5 Eliminação Integra o Dossiê do estagiário.
003.03.01.023 Folha de ponto do estagiário 5 5 Eliminação Integra o Dossiê do estagiário.
003.03.01.024 Formulário para o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados Vigência 5 Eliminação Formulário para o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged).
003.03.01.025 Lista de acompanhamento semestral de declaração e relatório de estagiários 5 10 Eliminação -
003.03.01.026 Lista de estagiários do Órgão 5 10 Eliminação -
003.03.01.027 Lista de inclusões e exclusões de seguro para estagiários 5 5 Eliminação Integra o Dossiê do estagiário.
003.03.01.028 Lista de servidores do Órgão Vigência 5 Guarda Permanente -
003.03.01.029 Lista de servidores do órgão à disposição ou cedidos para outras instituições Vigência 5 Guarda Permanente -
003.03.01.030 Lista de servidores que recebem auxílio-alimentação Vigência 5 Eliminação -
003.03.01.031 Ofício informando a mudança de servidor de Unidade de Trabalho 5 5 Eliminação Unidade de Trabalho (UTB).
003.03.01.032 Ofício informando atos da política de estágio 5 - Eliminação -
003.03.01.033 Ofício referente à movimentação de pessoal 5 5 Eliminação -
003.03.01.034 Ofício referente a registro de atos relativos à vida funcional 5 4 Eliminação -
003.03.01.035 Ofício tratando de assunto do programa de estágio 5 - Eliminação -
003.03.01.036 Ofício tratando sobre registro e supervisão de atos relativos à vida funcional 5 5 Eliminação -
003.03.01.037 Planilha de progressão funcional Vigência 5 Eliminação -
003.03.01.038 Plano de atividade de estágio - não obrigatório Vigência 5 Eliminação Trata-se de cópia. O original fica atualmente inserto no Termo de compromisso de estágio. Integra o Dossiê do estagiário e segue sua temporalidade.
003.03.01.039 Portaria de designação de servidor Vigência 95 Eliminação Integra Dossiê do servidor.
003.03.01.040 Portaria de movimentação de servidor Vigência 95 Eliminação É feito e assinada pelo Órgão solicitante e pelo titular do Órgão. Integra Dossiê do servidor.